法务档案管理规章制度.docVIP

单位名称 ***** 密级 一般 文件编号 *****/ZH-FW-DA-2016001 文件名称 法务档案管理制度 版本编号 第一版，第0次修改 页 数 8页 1目的 1.1为了规范企业的档案管理，便于档案的查阅，并确保文件档案的安全性特制定本制度。 2适用范围 2.1本制度适用于*****合同档案；商标、专利等知识产权档案；诉讼档案；公司内部与综合部法务发生联系的往来文件如：通知、决定、会议纪要、内部联络单、申请、财务报表、凭证等；外协单位及外部单位、机构发给我司的函件、通知、决定等。 3管理职责 3.1综合部法务负责*****上述档案的统一管理，并指定档案管理专员具体负责相关文书、资料档案的接收、收集、整理、立卷、副本制作、保管工作，档案管理直接责任人为综合部法务负责人。 4主要内容 4.1档案的分类 档案类别 档案 级别 基本范围 保管责任部门 保管 地点 延续保存期限 密级 合同 公司 各类合同、协议 综合部法务 档案室 十年 秘密、机密、绝密 知识产权 公司 商标、专利、著作权 综合部法务 档案室 永久 机密 诉讼 公司 各类诉讼材料 综合部法务 档案室 十年 秘密 内部往来 部门 公司内部与综合部法务发生的外来文件 综合部法务 档案室 三年 一般 外部往来 公司 外协单位及外部单位、机构与综合部法务文件往来 综合部法务 档案室 三年 一般 4.2档案接收、整理、归档 4.2.1所有档案一律由综合部法务档案管理人员接收、整理、归档 4.2.2档案管理人员在接收相关档案时应当建立书面台账，由档案移交人签字确认，并且每月将书面台账转换为电子台账。 4.2.3业务部门不得私自存放合同、商标、专利、著作权等档案原件，原件在具体业务完成七日内应当提交综合部法务档案管理人员处并在相关台账上登记签字。 4.2.4档案管理人员在接收档案时应当审核档案的完整性，对于档案材料不完整、不真实的，应当当场说明，并要求整改，对于可以先行保存的部分档案应当先行放在临时保管柜，并且及时要求并追回其他相关材料以便归档。具体业务部门在档案管理人员要求下应当于三个工作日内整理齐全相关档案提交综合部法务，对于丢失档案的，应承担相关责任。 4.2.5档案管理人员在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。 4.2.6不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。没有复文的，放在请示年立卷。跨年度的规划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年。 4.2.7电子媒体类档案须在应归档电子文件产生时打上相应的档案编号等标记并对带有归档标识的电子文件进行分类组盘。 4.2.8合同、商标、专利、著作权等原件归档时，综合部法务档案管理人员应当制作一份副本给业务部门备档，合同原件材料同时应当制作一份副本供财务管理中心备档。各相关部门应当建立副本台账记录副本进出、使用、借阅等情况，并且对相关档案副本特殊保管，不得随意使用、转借、复印、丢失副本，综合部法务档案管理人员有权随机查阅相关部门副本台账及副本保管、使用情况。各相关部门丢失档案副本的，综合部法务档案管理人员可不予同意再次制作副本或借阅已制作副本相关原件的申请或要求，责任由各相关部门承担。 4.2.9档案管理人员在档案材料齐全情况下，应当立即整理、归档，并制作相关台账，每份档案归档归档，应当在档案封面处填写编号，并在档案封二处详细填写档案内容，份数、页数，并标注原件或复印件、传真件、电子档。每个季度应当对再上一季度完整存档的档案进行装订。 4.3档案编号规则及编号 4.3.1档案编号规则 4.3.1.1合同档案编号规则：公司主体名称—部门名称—年度及合同版本—流水号 4.3.1.2合同档案流水号=小部门代号、月日、合同立项序列号、合同类型编号 4.3.1.3其他档案编号规则：公司主体名称—文件类型—年度—流水号 4.3.1.4其他档案流水号=文件原始编号 4.3.1.5小部门代号由各中心拟定，送综合部法务备案。 4.3.2编号 4.3.2.1公司编号 公司名称 使用编号 ***** ***** 4.3.2.2部门编号： 部门名称 使用编号 综合部 ZH 财务部 CW 市场销售部 SCXS 产品部 CP 4.3.2.3根据现有公司部门合同编码列表如下： 综合部 综合部法务合同 *****-ZH-FW-160101-001 综合部劳动合同 *****-ZH-LD-160101-001 综合部行政后勤合同 *****-ZH-HQ-160101-00