机关全宗卷规范.docVIP

机 关 全 宗 卷 规 范　　（2012年9月）　一、全宗卷的主要内容 （机关省二级只准备前7项）　　1、全宗（室藏）介绍类：全宗指南和全宗介绍（二选一）、大事记、组织沿革等。　2 、档案收集类：档案（资料）交接文据及其相关移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明（立卷说明）等。 　　　3、档案整理类：文件材料分类方案、保管期限表、归档范围（简称“三合一”制度），档案整理工作方案、案卷目录说明和整理工作小结等。 　4、 档案鉴定类：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。（没开展的只需要准备红字部分）　　5 、档案保管类：档案安全检查记录、报告，档案破损情况的调查与修复（抢救），重点档案采取的特殊保护措施、珍贵档案仿真复制件的制作等相关记录和说明材料等。　　6 、档案统计类：分全宗档案收进、移出登记（见附件3），档案基础统计台帐（年报），档案基本情况统计汇总与分析材料等。　　7 、档案利用类：检索工具编制情况（见附件4），档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案公布情况，档案利用效果典型事例汇编（特级15、一级10例、二级5例）等。　　　8、档案管理新技术的应用类：应用缩微复制和计算机辅助管理等现代技术管理档案形成的相关记录和说明材料。填表见附件5（已安装科怡软件且今年省一级复查的单位此表必填，年检单位可不填）　　　二、 全宗卷的整理 　　　1 、全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量多的可设分卷。　　　2、 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 　3 、卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制全宗卷文件目录。 　4 、卷内文件材料首页上方空白处逐件加盖档号章（文书档案档号章），档号章内著录全宗号、盒号、类别和类编件号（类别就按前面的1——8类内容的名称确定），装订（三孔一线）后装入卷盒。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和盒号。　　　三、全宗卷的目录及装具　1、全宗卷盒格式（见附件1）　　2、全宗卷文件目录格式（见兴山县档案局网站公示公告栏“全宗卷卷内目录”格式和“全宗卷总目录”格式）　3、每件左上角加盖档号章（文书档案档号章：全宗号、盒号、类别、类编件号）（见附件:2）　　　　　　　　　　　　　　　附件1：全宗卷盒图示　　b　　　　b　　　　　全宗号　　　　　盒 号　　　　　　　全　宗　卷　　　　　全　宗　卷　　　　　　　　　［全宗名称］　　　　　　　［全宗名称］　　a　　　　a　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　a=310mm　　　b=220mm　　　 c=30mm、40mm　　　　　　　　　　　　　图A.1（a）全宗卷盒外观式样　　　　　　　　25 15 30 80 25 15 20　　　25 15 30 80 25 15 20　　　单位:mm　　　　　　附件2：　全 宗 卷 档 号 章　　全宗号　盒号　类别　类编件号　　　　示例：　　12　　　1　　　全宗介绍类　　1