规章方案文件管理办法.docVIP

文件名称 规章制度文件管理办法 制订单位 人力资源中心 版次 A/0 文件编号 HR-001 制订日期 2007-11-01 页数 1/4 1、目的： 对规章制度和相关资料的审批、发放、标识、回收及保管、查询进行控制，以保证规章制度文件的适用性、有效性，同时使公司各单位均能合理及时地获得相关的文件与资料。 2、范围： 公司各中心所用规章制度文件与资料（暂不包括部门内部制定仅限内部使用的制度及内联单/签呈）。 3、权责： 3.1文件制订、修改与审批程序： 文 件 制 订 审 查 核 准 规章制度 相关部门 部门经理/中心负责人 （副）总经理 表 单 相关部门 部门经理/中心负责人 （副）总经理 4、内容： 4.1 文件与资料的制订作业： 4.1.1 视作业流程和管理的需要，由需求单位作为制度的制订单位。 4.1.2 制订单位以标准文件格式撰写文件与资料。 4.1.3 由需求部门申请或人力资源中心统一组织修订作业，以确保文件的有效性。 4.2 文件与资料的审查、核准： 4.2.1 所有规章制度文件由需求部门制订，部门经理/中心负责人联合人力资源中心审查，呈（副）总经理核准。 4.2.2表单审查于制订时需随同送审的该份制度文件一并审查。 4.3 文件与资料的修改作业： 4.3.1 根据需要，文件需修改或增订时，可由原制定单位或人力资源中心提出修改申请，经“3.1核准人”进行审批。 4.3.2.文件修订时，未修订内容页面可不予更换，文件封面版本不以单页变化而变化。页面每修订一次,则当页版次增加一次.当单页文件修订数达三次以上时，则整份文件版本增加1次，版次从“0”开始。 4.3.3 文件所附的表单如有更换版本，当月由人力资源中心做出“月份表单变更一览表”，发给各相关单位知悉，并将更新版本表单按文件发放程序进行发放. 4.4 文件与资料之废止作业： 4.4.1 文件与资料废止申请、审查、核准作业同文件修改作业。 4.4.2 文件废止后，人力资源中心将原文件的编号列管，不可重复再用。 文件名称 规章制度文件管理办法 制订单位 人力资源中心 版次 A/0 文件编号 HR-001 制订日期 2007-11-01 页数 2/4 4.5 文件与资料的编码系统： 4.5.1 文件与资料编码单位：人力资源中心 4.5.2 中心、部门编号及文件与资料编码原则： 4.5.2.1 各中心、部门编号: 企管办 GN 营销中心 SA 生产中心 SC 计划部 PC 生产部 PM 采购部 CG 品 管 PG 跟 单 GD 原材料 CC 裁 剪 CJ 车 缝 CF 后 整 HZ 人力资源中心 HR 人力资源部 HR 行政部 AD 电脑 IT 研发中心 DE 财会中心 FI 注：部门号无下属单位，则单位码为00。 4.5.2.2文件编号原则： □□—□□ 流水号01-99 制定单位 4.5.3 版本/次原则： 版本/次：由二码构成，各代码原则如下： /□ 次版本号 主版本号 其次：1〉主版本号：A-Z，次版本号：1-3。 2〉次版本号：原则上其中任一页修订超过三次换新版本。文件与 资料每修改一次，次版本号在原有数码基础上升1。 3〉主版本号：当次版本号数码超过3时，主版本号将原字母改为 下一个字母。如原字母为A，则下一字母为B。 4〉文件与资料新制订时，版本号为A/0。 4.5.3.1 文件封面作为附件管理。 4.5.4 页数：用分数的方法表示： 文件名称 规章制度文件管理办法 制订单位 人力资源中心 版次 A/0 文件编号 HR-001 制订日期 2007-11-01 页数 3/4 例：2/10表示总计10页中第2页。（职务说明书以流水号表示页数） 4.5.5 文件撰写格式： 4.5.5.1规章制度：1.目的、2.范围、3.权责单位、4. 内容5.使用表单 4.5.6 文件撰写布局： 1. 1.1 1.1.1 1.1.1.1 4.6 文件与资料分发、回收作业： 4.6.1 所有颁布发行文件，均需右上角加盖文件发行章(附样)后发行，收 文单位于“文件收发记录表”上签收。 4.6.2 修改及废