学生会秘书处部门规章方案.docVIP

国际贸易系学生会秘书处规章制度 总 则 国际贸易系学生会秘书处，是学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，直接对国际贸易系学生会主席团负责。为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本规定。 宗旨：关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。 原则：公平、公正、公开。 中心：“团结、协作、自信、高效、创新” 工作范围：主要负责团总支学生会各项活动相关资料的汇总等事务性日常工作；对学生会人事档案进行管理；及时传达各项文件的通知；对团总支学生会的会议进行记录；整理修改各项活动的通讯并及时报导；对团总支学生会的财务管理等等。 第一章 秘书处各成员工作职责 一、秘书长职责： 1、是学生会的一员，参与对学生会的管理工作，对学生会负责。协助团总支学生会对各个部门的工作做好相关协调工作； 2、负责秘书处的对外工作，协调好与学生会其它部门及学院其它系学生会的合作关系。对秘书处的工作进行全面监督，做好承上启下的工作；并及时做好每次活动的登记； 3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作，并制定相关工作计划，并与副秘书长进行沟通交流； 4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结，协调秘书处开展活动； 5、负责我系每周团总支学生会会议记录以及各部门重要会议记录的整理； 6、负责国际贸易系团总支学生会物品采购的统一管理。及时进行财务登记，及时报销，及时总结，及时报账，账目清晰公开。 二、副秘书长职责： 1、直接对团总支学生会负责，接受秘书长的领导。在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流； 2、全面负责秘书处内部工作，协调干事之间的关系，在工作会议时向秘书长反映干事的表现和工作情况。 3、负责部内各组工作的分配、调控，协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系，并对部员的表现进行评估考核。 4、主管部内人事，负责部内成员的档案和活动资料的管理。 5、注意发现和培养优秀部员，关注他（她）们的进步，为他（她）们的发展创造必要的条件和环境。 6、审核整理国际贸易系所有活动通讯，并做好记录。 三、干事职责： 1、认真及时地完成上级分配的工作，在活动策划时发挥创新意识； 2、团结协助，注重团队协作精神； 3、始终保持着对工作的热情； 4、做好每次例会的会议记录，登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果； 5、负责与各部门的联系，于每周五将本周通讯发送至副部长邮箱； 6、负责各项活动的后勤工作，如资料收集、场地布置、秩序维持等。 第二章 规章制度 一、日常： 1、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以辞退； 2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退； 3、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究该组负责人及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误，即予以除名； 4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长或副秘书长提出辞职，并上交辞职报告，秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处。 二、会议： 1、秘书处根据实际工作需要，于每周一中午12:30召开工作会议，干事应准时参加例会，例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况； 2、部内成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的议题顺利进行； 3、干事应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向秘书长或副秘书长提出； 4、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以辞退处理。 三、通讯： 1、每篇通讯要求有时效性，于活动结束的当天上交；字数为200—250字左右； 2、我系工作简报要求的通讯分为党建工作、教学科研动态、学生工作、表彰奖励、就业信息五部分，每部门应安排负责人及时跟踪报导； 3、副秘书长将收到的所有通讯整理后，于每月10日和25日发送至院报（E-mail:yuanbao@shfc.edu.cn）；每月18日将我系举办的大型活动的通讯发送至系调研部（注：每学期与我系联系的调研部干事会有所变动，需每学期与调研部保持紧密联系）。 四、基层培训： 1、每学年开始，针对我系各部门新招聘干事进行基层干事培训，主要包括对各部门工作的认识以及相关注意事项； 2、在每次团总支学生会进行换届改选后，针对我系新任干部以及各班级团支委成员进行基层干部培训； 3、每次培训结束后，培训成员须上交心得小结；由秘书处统一进行整理保管。 五、采购制度 1、为了规范我系团总支学生会各部门采购物品，确保物品领用的公开化，从而保证各位学生干部及部门成员的工作效率，特制定采购制度如下