采购管理程序2009-9-15.docVIP

版本 日 期 修 改 摘 要 (Excerpts) 备 注 A0 2005-08-10 新发行 A1 2008-5-22 文件格式与文件编号变更 A2 2009-02-04 增加4.0合格供应商定义，5.2.2合格供应商要求，5.2.3.2 报价单5.2.3.3 采购资料录入ERP系统。增加5.2.5关于价格变动规定。 A3 2009-09-15 5.2.3.2 报价单需总经理签字，5.2.3.3报价单需要保存。 修订履历 (Revision Notes) 核 准 审 查 制 (修) 订 年 月 日 年 月 日 年 月 日 公布实施日期： 年 月 日 1.0目 的 ： 1.1确保公司所采购材料及零组件均符合产品相关规定之要求。 2.0范 围 ： 2.1凡与本公司生产有关的原材料,零组件及机器设备均属之。 3.0权责部门 ： 3.1生管或相关单位：提出原材料及零组件品物料需求表或申购单及规格确认。 3.2采购单位：依物料需求表或申购单项目进行采购或委外加工作业。 3.3品保单位：原材料及零组件质量验证。 3.4相关单位： 机器设备的验收确认。 4.0名词定义 ： 合格供应商：有能力提供达到本公司规定的环境管理物质管理标准的产品，且通过本公司认证之供应商。且有合法的质资证明，适宜的价格，保证品质与交期的供应商，定义为合格供应商。 5.0作业程序 ： 5.1申购要求： 5.2.1采购人员采取询价、比价、货比三家、比质量、比服务态度的方式，选出质量较好，价格合理，服务态度较好的供商为本公司供5.2.2合格供应商要求：提供有效营业执照、机构代码证、ISO证书（ISO9001和ISO14001），签定环保保证书，采购协议，品质协议，供应商提供SGS报告、成分表或MSDS。 5.2.3新供应商的确定 5.2.3.1 采购部负责组成调查组，成员由采购部、品保部、生产单位、工程部经理或其指定人员组成，必要时顾客品保部、PE参与调查。 5.2.3.2 报价单：供应商报价单，需具备三家（含）以上。首次报价单由采购员、采购主管、工程经理、管辖副总、并呈总经理核准方能生效。报价单必须保存。 5.2.3.3 ERP首次录入采购资料（合格供应名录、单价等），需要条件：供应商有效营业执照、机构代码证、供应商评鉴表，同时参照5.2.2。报价单核准后才可以采购单，且报价单保存。若报价单为传真纸，要求采购员将核准后的“报价单”复印保存。 5.2.4若合格供应商无法提供物料时，则需另行寻找供应商订购，依《供应商评鉴与管理程序》规定，另寻合格供应商。 5.2.5价格变动流程，当采购价格发生变化时，采购调查市场行情并知会上级。 1）采购员填单，申报《供应商资料表》； 2）采购主管/管辖副总审核； 3）工程部主管进行价格审核； 4）业务了解成本/并与客户沟通产品价格问题； 5）所有的价格变动，必须经过执行副总或者总经理核准，方可执行。 5.3开立采购订单/委外加工单及审核： 5.3.1采购人员依核准的请购单要求供应商提供有效的SGS报告、成分表或MSDS等条件转换成“采购订单/委外加工单”送核决权限主管核准后，即可下订单给供应商。 5.3.2若原申购单位有更改时采购人员需重新发出新的“采购订单/委外加工订单”经核决权限主管核准后，通知供应商依新的“采购订单/委外加工单”上规定处理。 5.3.3若“采购订单/委外加工单”未下给供应商，而与供应商议定之交货日超过申购单位指定之交货日期，则应与申购单位确认后，始可订购。 5.3.4采购订单/委外加工单变更原则：订单上之项目、单价、数量、交期、GP产品环境物质要求等若有变更时，应视实际进展状况通知相关单位与供应商协商解决办法，如需变更原先“采购订单/委外加工订单”，得由申购或承办单位提出采购变更申请，经原核准权限主管核准后进行采购单变更作业。 5.4跟催与验收： 5.4.1采购人员需与供应商确认交货日期是否符合需求日期，并以电话、传真等方式进行跟催作业以确保材料如期交货。 5.4.2若供应商遭不可抗拒之天灾或其它因素导致无法按期交货，采购得与申购单位及供应商三者间共同协商，可重新议定交货日。 5.4.3原材料类采购物品交货时经物管人员点收无误后由品保部依《进料检验程序》规定处理。 5.4.4 机器设备类交货时经仓管人员点收后由相关单位验收处理。 5.4.5 副资材类交货时经仓管人员点收后直接入库。 5.5采购数据管理： 5.5.1采购人员依采购项目，与供应商鉴定协议（与5.2.2同）提供相关图面、规格等数据给供应商，以利双方沟通。并明确公司技术资料不得外泄。 5.5.2若申购项目有特殊要求，采购人员可请求相关单