新华401文件控制程序.docVIP

绍兴新华制盖有限公司 文件控制程序 文件编号 XH/CX401A0 页 次 1/4 1 目的 对质量体系有关文件及资料进行控制，确保企业各有关场所使用的文件是有效版本。 2 适用范围 本程序适用于质量体系有关文件和资料的控制。 3 职责 3.1 生产技术部是文件和资料控制的主要职能部门，负责质量手册、程序文件和其它管理文件的组织编写，修订控制及管理，并负责文件的发放、监督管理和存档。 3.2生产技术部负责收集国家标准、行业标准等与体系有关的外来文件，并负责存档、发放。 3.4 生产技术部负责作业指导书等技术文件的编制、更改、责组织提出原料质量指标和最终产品质量指标。 3.5 质量检验部负责检验规程的编制、更改。 3.6 管理者代表负责文件的审核，总经理负责有关文件的批准。 工作程序 4.1 文件和资料的分类及编号 4.1.1 文件及资料分如下几类： a)形成文件的质量方针和质量目标； b)质量手册 c)程序性文件 d)第三层次文件（包括技术性文件和管理性文件） e)外来的管理性文件（各类标准） 绍兴新华制盖有限公司 文件控制程序 文件编号 XH/CX401A0 页 次 1/4 4.1.2 文件资料的编号方法 4.1.2.1 质量手册 企业名称代号—ZS—版次，手册中各章以章节号区分。 例如 XH—ZS—A0表示企业质量手册第A版第0次修改。 4.1.2.3程序文件 XH/CX 版本号 程序文件顺序号 质量手册章节号 4.1.2.3 企业管理、技术标准编号 Q——代表企业标准 Q/XH 版本号 标准的顺序号 例如：Q/XH03A0，表示第三个企业标准，第A版第0次修改。 4.1.2.4 本企业的文件和资料的版本标识用A、B、C……表示；本企业的文件和资料的更改标识用0、1、2、3……表示 4.2 文件的编制 4.2.1 质量手册和程序性文件由生产技术部组织编写。 4.2.2 原料标准、产品标准、工艺文件由生产技术部组织编写；设备维护管理制度由生产技术部组织编写； 绍兴新华制盖有限公司 文件控制程序 文件编号 XH/CX401A0 页 次 3/4 4.2.3 检验规程由质量检验部组织编写； 4.2.4 检验规程、技术标准、工艺文件的编制应符合国家、行业的相关规定； 4.2.5各类文件的编写均要按照规定的统一格式进行，并按系列顺序编号。 4.3 文件的审批 质量体系文件由管理者代表审核，上报总经理批准发布。 4.4 文件的发放 4.4.1 文件在发放前应分清是否属受控文本，如果是受控文件，加盖上红色“受控”印章，并加注受控编号。受控文件的发放按规定的范围和人员名单进行，并做好记录，领取人员在发放清单上签名。 4.4.2 文件使用人的文件破损严重或丢失时，应重新申请领用或办理更换手续，重新登记和编号。 4.5 文件更改 4.5.1 当文件需要更改时，应由有关部门或人员提出文件更改申请，并说明原因。文件更改应报总经理审批。 4.5.2 文件更改批准后，应有更改标记并填发“文件更改通知单”。文件更改后按其受控范围发放，并同时收回作废的旧文件。 4.5.3 当某一文件经过一定次数的更改时（修订状态从0到5时）应进行换版。换版后的文件应按其受控范围统一发放，并同时收回旧文件，并加盖“作废”印章予以作废。作废的文件由生产技术部定期销毁。需作资料保留的作废文件经生产技术部负责人批准后，由文件管理员盖“保留资料”印章方可留用。 4.6 保证对质量体系的有效运行起作用的职能部门和生产现场使用现行有效的文件，并及时从所有发放和使用场所收回作废的文件。 4.7 外来文件的控制 4.7.1 本企业的外来文件包括：国家标准、行业标准、顾客提供的图纸、检测报告等。这些文件由生产技术部统一收集、统一管理。 4.7.2生产技术部收集到外来文件时，需识别其适用性，根据需要确定文件发放范围经总经理批准后予以发放，生产技术部办理文件发放手续。 4.7.3生产技术部应收集本公司生产所涉及的国家标准和行业标准，应经常 绍兴新华制盖有限公司 文件控制程序 文件编号 XH/CX401A0 页 次 4/4