学生干部必备的办公知识--湘潭大学材料与光电物理学院办公办文培训.pptVIP

公文格式知多少？？？ 公文 主体 版式 话说正文是这样滴—————— 公文主体部分包括：标题、发文字号、主送单位、正文、附件说明、落款（印章）、成文日期。其中，主送单位、附件说明、落款、成文日期的字体及字号与正文相同。 （一）公文标题。公文标题由发文单位、事由、文种三部分构成（如《材料与光电物理学院学工办关于召开班团例会的通知》），其中，发文单位可以省略（如《关于补办学生证的通知》）。公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，不宜只写“通知”或“公示”。标题用2号小标宋体字或黑体字（在Excel中选择字体大小为22磅），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 （二）发文字号。其包括机关代字（即学工办或院团委）、年份、序号。发文字号用4号仿宋体字，置于标题之下、正文之上，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。每个文件只占用一个发文字号，不得随意更改。 （三）主送单位。主送单位应使用全称或规范简称，如“各班团支部”。其位于发文字号下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。“通知”须注明主送单位，“通报”可以省略主送单位，“公示”一般无此项。 （四）正文。公文正文应按照行文关系及拟文要求认真撰写。正文从主送单位名称下l行开始书写，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。字体一般采用4号仿宋体，可根据文字内容和纸张大小适当调整字号大小（一般为小4号至3号之间, 在Excel中可以选择12磅至16磅）。行间距为固定值20磅至25磅，表格内文字的字号、行间距可适当调整。文中如有小标题，结构层次序号为：第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。结构层次如为三层，取上述层次中的第一、三、四层；如为两层，取上述层次中的第一、三层；如为一层，取上述层次中的第一层。所有小标题独立成行，不加标点。为区别各层次，可以适当对小标题进行加粗，或者将字体调整为楷体、黑体。 （五）附件。公文如有附件，在正文下空l行、左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 （六）落款及成文日期。落款名称必须与印章一致；落款位置在右下方，正文与落款应有一定的距离（一般为两行），落款的最后一个字靠最右端空两个字格；成文日期必须标全汉字年、月、日，“零”应写为“О”；印章要清晰、端正盖在发文年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。公文打印时，如正文恰满一页，文件的落款需打在下一页时，应适当调整内容、字号、行间距或页边距，以使落款与正文在同一页。 话说这个版记呀是这么回事— 版记部分包括抄报单位、抄送单位、印制单位、印发时间、印发份数，版记部分的各要素之下均加下划线（印发份数除外）。重要文件包含版记部分，普通文件则无此项。 （一）抄报单位。指主送单位外需要知晓公文的上级机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，排列方法与“主送单位”相同。公文如需抄报个人，应排在单位名称之后。各单位用逗号隔开，在最后一个抄送单位标句号。 （二）抄送单位。指主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，格式要求与抄报单位相同。 （三）印制单位、印发时间和份数。印制单位列抄送单位之下，一般为“材料与光电物理学院学工办”；印发时间以发文日期为准；印发份数列于右下角，用“（）”括入。 公文若占用多页纸张，则需要标注页码，置于纸张版心下边缘，数码左右各放一条“一字线”。 何谓普通文件？ 其他一般性工作部署的公文定位为普通文件。 普通文件主要用于： （一）常规性工作：会议通知、证件办理、各项活动获奖名单公示（年度综合评奖评优、“五四”评优、党团校活动除外）、考务考勤及寝室卫生检查的月通报等。 （二）各种活动进行中的补充文件。 （三）直接转发上级的文件（原件）：补考通知、选修课通知、体检通知等。若转发上级文件时，需要学工办或团委进行审核、筛选、评定等工作，则定位为重要文件，如转发校团委《关于招募CUBA比赛志愿者的通知》。 发文办理？？ 发文办理一般包括拟稿、核稿、审核、登记（编号）、校对、用印、装订、分发等。 1.拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿，拟稿要做到严肃认真、情况属实、观点明确、条理清楚、字词规范、标点正确。各部门以学工办或团委名义行文的，应代拟文稿，并事先与学工办老师或团委学生会主席团进行沟通。 2. 核稿。由拟稿部门负责人进行核稿。核稿重点为：文稿是否符合有关规定，文字表达、文种使用、公文格式等是否符合