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外出访问规范 公司员工将作为客人访问其它单位。出访的原因多种多样，包括礼节性拜访、求教、调查询问、送还东西、上门庆吊等。在外出访问时，访问者应表现出东易日盛的风貌和特色，给受访者一个良好的印象。 一、访问者须知 1.出访前的准备: (1)?预先确认一下是否已经预约，必要时可以先拨打电话询问对方一下，切忌做“不速之客”。 (2)?路程时间必须充裕，早些出门为好，路上可能会出现意外，堵车和车次误点等等。如果赶不上约定的时间，必须设法通知对方，讲明原因，并告知可能到达的时间 。 (3)提前一天把出访所必带的东西都准备好，即使是常例性出访，也必须在出门前检查一下。 (4)?出门前应把公司内未办完的事委托给同事，至少要关照一下同事，并告诉他们外出行踪、联络方式和归来时间。 2. 登门拜访的姿态 (1) 到达对方单位后应先检查一下所携带的物品，整理衣帽，待整齐后再进入对方单位。 (2) 向传达室或前台小姐清楚而准确地报出自己的姓名、公司；如果有预约，要报出访问对象的姓名，职位和部门；如果没有预约，则讲明来意，以及希望约见的部门与人员，以便对方能够迅速做出准确判断。 (3) 任何会面场所，座位都有主次之分；不要反客为主或误占上座， 而令人反感。 (4)在交换名片时，应该主动递上名片；并分清对方接待人员地位的高低、依次、正面、双手递呈名片。善交谈者，在于把握对方谈话思路，捕捉对方精彩的论断，并适时用一、二句话予以肯定和赞许，引导交谈过程富有情趣和成效。 3. 结束访谈后的事宜 (1)??结束访谈后，原则上应该即时返回企业，及时把访问经过、访谈内容、持续时间、花费开支和谈话结果，报告给直接上级。 (2) 必要时应起草访问报告。 ?(3) 最后别忘记向同事表示谢意；了解一下所拜托的事项。 二、安排约会 约会是出访与接待事务的一种经常且又特殊的外延或附加的形式。预约本身的意义在于节省或调整双方的“时间”。 1.预约的好处： (1) 避免扑空和“撞车”。 (2) 有了预约，则可以提前进入会谈或会见状态，作好精神准备和其它必要准备，调整社会角色，免得措手不及，角色和地位“错位”；还可节省双方的时间，提高会面洽谈效率。 (3) 预约能够减少很多不必要的麻烦和干扰，保证企业各项活动正常运转。在适当的时候，安排适当的人出面应酬或洽谈，这是企业最大限度满足外部交往关系要求的有效方式。 (4) 有了预约，可以为企业在保全整体形象的前提下，规避、拖延、拒 绝某种应酬，为适时洽谈创造机会和条件。 2.安排约会的原则： (1) 把握企业中涉外关键人物的日程与行踪，熟悉这些关键人物的工作与休息规律，以及兴趣点。使约会的安排，不干扰这些人物的工作节奏和生活作息习惯。 (2) 根据约会的重要性、性质、对方的地位或身份，以及约会的紧急程度进行安排。把一些礼节性、应酬性、社交性、娱乐性的约会，以及一些无关紧要的约会，进行降调、降格处理，安排次要人物出面或安排在空暇时间进行。 (3) 把握约会的时节性规律，在约会频繁的月份来临之前，提前或拖后安排一些次要的约会，分流高峰期的某些约会。 (4) 对那些十分重大的约会，或者不得更改的重要约会，需要予以重点安排，全力以赴予以确保；在这类约会的前后时间带之间，不安排别的事情或约会，留有足够的余地。 (5) 约会作为一种“计划”总有事先考虑不到的意外，总有难以堵塞的漏洞。所以，必须强化“调度”功能；这里最重要的是控制每次约会的时间，掌握约会能否如期进行的动向，保持与会务方的联系，以及重新安排约会的能力。 十堰市xxx艺采装饰工程有限公司 十堰市xxx艺采装饰工程有限公司 附录四 3