工程造价技术档案资料管理制度完整版完整版自编.doc

工程造价技术档案管理制度 为建立、健全技术档案工作，完整地保存和科学地管理的技术档案，充分发挥技术档案在发展中的作用，更好地为各技术部门服务。特制订本管理制度。各技术部门在工程审核、招投标代理、预（决）算等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、电子文档等技术资料以及外来、外购资料、图书等业务档案资料整理由该项目概预算专业人员并签字，项目负责人复核并签字，公司技术负责人审核并签字后交档案管理人员存档凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整。应复制电子文档一份封面、封底用统一封面、封底纸，竖装订； 3、工程造价咨询业务档案资料厚度超过40mm的，可分册立卷。 （三）其他要求 1、实行咨询工作档案专人保管、专柜保管、专库保管，保管人员对咨询档案的安全、完整、必威体育官网网址负责各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。 认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底前检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交审查。根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。 做好技术档案的安全、必威体育官网网址工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、放火、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。档案的借阅： 凡本技术人员、工作人员，因需要借阅技术档案。管理人员填写《文件借阅登记表》签字后，方可。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。 技术档案和各种图书等，均在内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方能借出。 经同意借出之档案，每次最长时间为。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报技术主管审查，批准后，送公司财务部综合部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额退回。 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失 。借、还双方共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，批准后，送财务部，对档案借阅人进行处罚。 技术档案的鉴定和销毁： 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为一年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为三年。 凡要销毁的技术档案，必须造册登记，经事务所领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。 技术档案的复制和技术资料的发放： 凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。 因工作原因，需要发放各自使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》，发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并接收人员签字。其他需要文件单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》，经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。 发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重新发放文件的资料费用，其金额按复制资料的实际价格核算，由档案管理员报审查，审批后，送交公司财务部综合部。 技术档案和受控技术文件的更改： 当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，技术签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。 技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件