协同OA办公管理系统介绍文档.docVIP

目 录 目 录 1 第一章 我的办公桌 2 1.1电子邮件 3 1.1.1内部邮件 3 1.1.2 Internet邮件 8 1.2 短信息 9 1.3 公告通知 12 1.4 新闻 14 1.5 投票 14 1.6 个人考勤 15 1.7 日程安排 18 1.8 工作日志 19 1.9 通讯簿 21 1.10 个人文件柜 22 1.11 控制面板 25 第二章 工作流 30 2.1 新建工作 30 2.2 待办工作 33 2.3 工作查询 34 2.4 工作监控 35 第三章 公共事务 36 3.1 公告通知管理 36 3.2 新闻管理 39 3.3 投票管理 40 3.4日程安排查询 42 3.5 工作日志查询 42 3.6工作计划 43 3.6.1 工作计划查询 43 3.6.2 工作计划管理 44 3.6.3 工作计划类型设置 45 3.7 公共通讯薄 46 3.8 组织机构信息 46 第四章 信息交流 47 4.1 讨论区 47 4.2 网络会议 48 4.3 聊天室 49 4.4 公共文件柜 49 4.5 网络硬盘 51 4.6 图片浏览 52 第一章 我的办公桌 “我的办公桌”是把菜单中几项比较常用的功能，醒目的列在主操作区上，方便用户操作。用户登录后，主操作区上默认显示“我的办公桌”的内容。具体操作说明详见相应的模块说明，如下图： 桌面可以进行个性化定制，管理员可于“系统管理/界面设置/桌面模块设置”中设置用户必须显示或者可选显示的模块，每个用户可在桌面右上角的“控 制面板”中选择自己需要的模块显示。 1.1电子邮件 1.1.1内部邮件 内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、已删除邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。如果有未读邮件，进入邮箱时自动进入未读邮件列表。 写邮件界面如图所示： a. 添加收件人：点击“添加”按钮，弹出一个窗口，可按部门和角色或者自定义组选择收件人，点击被选的收件人，可自由删除任意指定的一个人或几个人，点击“关闭”按钮退出该窗口。个人自定义组的设置和使用请查看“控制面板\自定义用户组”，公共自定义组定义请见“系统管理/部门管理/公共自定义组”。 b. 邮件写完之后，可以随邮件带任意多个附件，并允许在线编辑要发送的 office文档附件。 c. 可以通过内部邮件对Internet发送邮件，在“外部收件人”中填入外网 的邮箱（如果多个可以用逗号隔开），并在Internet邮箱中选择在Internet邮件中已经配置好的邮箱。 d. 如果想提醒收件人查收，可以选中“使用短信息提醒收件人”，若有手机短信模块，可以选择“使用手机短信提醒收件人”。 e. 选择此邮件的重要程度，在收件人收到邮件后可以看见重要程度。 f. 如果不想立即发送，可以点击“保存到发件箱”，在想发送该邮件时可以到“发件箱”里找到该邮件进行发送。发给多人的邮件如果保存到发件箱中只显示一条记录，并可以编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件（附件可删除、新增、编辑）。 g. 如果需要重新填写邮件，可以点击“重填”，刚写好的内容都会被清掉，重新回到写新邮件的状态。 h. 邮件箱管理允许用户自定义邮箱。 i. 发送后的邮件会在已发送邮件箱显示，在已发邮件箱中可以删除对方已删除的邮件和删除所有收件人未读邮件。群发邮件在系统内只占用一封邮件的空间，空间使用率大为提高。 j. 收件箱中可将邮件导出。发送完毕，可以查看已发送邮件箱，如图： 邮件的状态，包括对方未阅读“ ”、对方已阅读“ ”和对方已删除 “ ”三种状态。其中，对于收件人没有查看的邮件，发件人还可以编辑修改或删除。 所有的邮件都可以导出为“.eml”和Excel格式备份，可节省服务器上空间， 而且可以同时选择多个邮件实现导出。对于对方已经删除的邮件无法再实现编 辑。点击“再次发送”，则进入邮件编辑状态，并可以重新发送。 收件箱中如 下图： 收件箱中能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息（附件信息必 须要在邮件查阅完毕后才能显示出来），状态显示了新邮件和已读两种状态， 重要程度则是发件人选择，在此处可见。邮件附件可直接实现转存，如图所示： vine_yy1206@126.com 邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、时间、主题、 内容以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词，如下图所示： a. 选择邮箱（如收件箱），输入邮件主题包含文字（如：输入“a”）或者按照日期、发件人等条件； b. 点击查询，则列出收件箱中所有邮件主题包含“a”的邮件； 注：内部邮件