研讨会议会议前期准备.docVIP

XXX业务研讨会议准备工作 （需要落实准备的安排问题） 一、会议行程安排： 1.4月8日接站 1.1需要提前明确接送车辆和接送人员以及各参会人员乘坐航班车次。 1.2分组接站人员名单需要确认。 1.3接送时间需要明确，需要规划接站人员进行分组接站。分组时需要考虑航班延误问题。 1.4 需要明确参会人员到哪里报到？（接站人员需要知道） 1.5 参会人员是否需要会务帮助提前预定返程机票和车票？ 1.6参会人员 2. 4月8日至10日会议期间用餐 2.1就餐时间：早餐8:00，午餐12:00，晚餐18:00 2.2就餐时间地点：XXX酒店，确保告知所有与会人员。 2.3餐食安排需要注意少数民族用餐习惯。 2.4 午餐和晚餐由那些领导和人员陪同？（需要提前明确陪同领导和人员名单） 3. 月 日至 日会议安排 3.1 会议时间为上午9:00-12:00，下午14:00-17:00 3.2 会议规模：会议是多大规模？（30人以内)由相关负责人联系场地所有人落实。 3.3 会议地点：会场将定在哪里? 由相关负责人联系场地所有人落实。 3.4 是否需要布置会场？ 3.5 是否需要准备会议记录用纸或本以及会议用笔和文件袋？ 3.6 需要提前准备茶水和水杯以及服务人员？ 3.7 会场中是否需要提前安排好座位？（安排座位需要提前打印参会人员名牌。） 3.8 是否需要音响设备和投影设备等会议用设备？（需要的话，音响设备和投影设备将由谁来保障到位和故障解决？） 3.9 是否需要提前准备会议发言文稿？（如果需要我们准备发言文稿，由那个部门来准备？） 3.10会议中是否有领导发言？（领导发言的有没有先后顺序?各单位是否安排发言顺序？） 3.11会议是否需要明确分阶段议题？（分阶段议题是什么） 3.12会议中间歇是否需要准备茶歇（小食品、点心、茶水饮料）？ 3.14会议期间是否需要安排其他活动？（安排活动是否需要陪同？是否用车？） 3.15会议结束后，请将房卡交回总服务台，会议期间食宿费用由会务组统一支付结算。 4. 月 日会议结束 4.1 是否需要准备会议纪念品？例如合影照片（需要在会议开始第一天安排拍摄，合影照片12小时内可完成） 4.2 根据参会人员返程时间表分组送站。 5. 接送站人员名单以及车辆清单 分组 姓名 使用车辆 乘坐人数 1 2 3 4 三、会务组联络人员： 1号组 负责人 联系电话 组员 联系电话 组员 联系电话 2号组 负责人 联系电话 组员 联系电话 组员 联系电话 日程安排 日 期 时 间 议 程 月 日 全天 会议代表报到 到哪里报到？ 月 日 上午 会议 上午会议议题 月 日 下午 会议 下午会议议题 月 日 上午 会议 上午会议议题 月 日 下午 返程 各单位人员返程乘坐航班车次和时间以及送站人员名单 参会人员明细单 单位 姓名 性别 民族 职务 联系电话 航班/车次 到站时间 接待人员 红色部分为需要落实和考虑准备的部分，请仔细审阅后落实。 第 1 页 共 4 页