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目 录 总 则 第一部分 公文格式关键注意点 一、排版 二、主体部分详细说明 三、特别注意事项 第二部分 子公司文件分类及处理方法 一、各类办文封面的使用 二、文件质量及生效要求 三、归档要求 第三部分 传总部文件的特别注意事项 一、拟定文件内容要求 二、不给予办理的情况 三、进一步明确的问题 四、非物资审批权限如下 第四部分 标点符号及数字的正确使用 一、标点符号的用法 二、数字的用法 第五部分 会议纪要培训教材 一、拟写要点 二、记录与纪要的区分 三、结语 公文管理工作实务教程 本教材格式方面依据《国家行政机关公文格式》《国家行政机关公文处理办法》，流程及内部公文管理方面均结合本集团实际情况拟定，解释权归董事局办公室秘书处。 公文管理主管部门：企管办是子公司内部公文工作的唯一管理部门，其他科室不得擅自拟定自己的红头，严禁不经过企管办统一行文、统一办理而随意乱用红头。 公文管理原则：本着实事求是的原则开展。所有文件以纸质文件为准，电子版文件无效，台帐与实际纸质文件必须一一对应，不得虚报台帐。 公文管理工具：公文管理台帐。保持连续性和完整性，一个公司一个年度只有一个台帐，不得按月份制作多个台帐，以避免管理混乱。 第一部分 公文格式关键注意点 一、排版 行距设置：一般为固定值28磅，可在25磅～28磅之间调整。但如最后一页纸只有版记内容时，需做调整，不采用“此页无正文”方式；具体方法：应先通过调整行距方式，然后可适当调整页边距和删减内容。 二、主体部分详细说明 1.标题：文号下空两行书写。二号宋体加粗字，居中排列，如有回行，要做到词义完整，排列对称，间距恰当； 2.主送机关（就是文件开头的称谓，必须有）：标题下空一行，顶格书写后用全角冒号；如使用“您好”字样，左空2个字； 3.正文：每自然段空2个字，回行顶格。需要用序号说明的，第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（１）”。如有附注说明的事项，在成文日期下一行用三号仿宋体字，左空2个字书写加圆括号； 善于使用附件：如有表格、或者需要详细阐述的事情，请使用附件形式。格式： 在正文下一行空2字写上“附件”两个字，后用全角冒号+附件名称，附件名称后不加标点符号。多个附件写法，见附件。附件与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，并且序号顺序和正文里的序号保持一致。 4.落款：只写成文日期，总经理签名在日期上方，用正楷字，且注意零的书写要用“插入特殊符号”里面的。 5.版记：“主题词”三个字用黑体三号字，居左顶格，后标全角冒号；词目用三号宋体字，词目之间空1字，主题词中不能加任何标点符号。 抄送：左空1字，三号仿宋体字，用全角冒号标识，用逗号隔开，最后一个抄送机关标句号；只有一个抄送机关时，不加标点符号。 印发机关和印发时间、打印份数和归档份数的书写，一律用三号仿宋体字，机关左空1字，时间右空1字，用阿拉伯数字。 三、特别说明 1.版记的最后一个要素（打印份数和归档份数一行）必须在页面的最后一行； 2.不能采用“此页无正文”方式； 3.发文机关标识（红头）规格：高2cm，宽15cm；红色反线宽17cm。 4.公文、纪要方面业务和专业性要求，以秘书处要求为准。 第二部分 子公司文件分类及处理方法 公文管理工作是企管办一项基础工作，切实做好文件管理工作至关重要。此处理方法仅适用于集团下属子公司的公文处理工作。 红头有两种：（见样稿） 公司红头：公司全称+文件（集团统一备案的文号） 纪要红头：公司简称+纪要（公司文号插入“会”字） 文件种类有： 对外报送的请示等 发文 上传总部文件 主 分公司内部的通知、决定、通报、会议纪要 要 分 外收文：外单位函件、通知、公告等正式文件 为 收文 内部请示 集团来文 办文封面： 办文单：所有收文使用 主要有 发文稿纸：内部通知、通报、会议纪要等。 办文用章： 骑缝章：（所有公文用此章）尺寸为40mm*18mm，字样统一使用“xx集团骑缝章”；字体：宋体 办文章：（凡收文用此章）尺寸为45mm*25mm；字体：仿宋体 （刻制办文章，如已经印刷带有办文章的办文单，可继续使用） 办文章中的办文号填写：（公司文号+“办文”字样即可） 集团来文 **办文字2009年**号 或者 **办文字2009年集**号 与台帐的序号一致 内部请示 **办文字2009年内**号 是第几份就写几，肯定和序号不一致 外收文 **办文字2009年外**号 与台帐的序号一致 不能将三类文件一起交叉编号 各类文件区别： 文 种 签发区别 版记区别 办文 封面 备注 内部