4-账务处理子系统PPT.ppt

1、部门编码及其设置 部门是指用户单位下辖的需要区别核算方法或具有相应管理要求的单元。在电算化会计系统中，部门是一个逻辑概念，其设置和分类与单位内部实际的职能部门不一定一一对应，甚至可以与实际的职能部门以及真实的组织机构完全不同。 部门档案的内容包括部门编码、部门名称、部门类别、部门负责人等。 按部门进行核算的主要目的是控制部门的费用开支，并通过对各部门的收支情况的比较来考核部门的费用预算执行情况。 2、职员编码及其设置 职员是指参与用户单位的业务活动，且需要对其进行核算和业绩考核的人员。为职员所建立的包括编码和其他基本情况的数据信息称为职员档案。 职员档案中包含的基本信息有职员编码、职员姓名、所属部门、职员属性、职员类别等。 如果要进一步掌握职员的详细情况，可以再设置性别、民族、出生年月、身份证号，必要时可增加职员技能水平、职员特长等项目。 3、客户（供应商）编码及其设置 客户管理的主要包括客户分类、客户属性定义、新增或修改客户信息、编辑客户联系人等功能。 具体内容有设置客户编码、客户名称、所在城市、所属行业、所属区域、联系地址、联系人、联系电话、邮政编码、银行账号、纳税号等详细信息。 每个客户的“客户编码”是系统识别客户的惟一标记。 设置客户（供应商）档案的主要作用是对单位与客户间的应收应付账款进行辅助管理，以便经常性地分析应收应付款的情况，及时完成清欠工作。借助系统的辅助核算功能提供应收应付总账、明细账、序时账和账龄分析报告，及时做好核销清账等工作。 4、存货编码及其设置 存货的种类繁多，管理和核算的要求较高，所以，会计软件对存货的管理通常采用分类管理的方法。 存货档案包含的项目有存货编码、存货名称、计量单位、规格型号、批号、条形码、存货计价方法、保质期限等信息。 合理的设置可以帮助经营者实现对存货的系统、科学和有效的管理。 5、通用项目及其设置 通用会计软件中的项目，是指独立于会计科目体系之外的，由软件的辅助核算功能对其实施系统的、灵活的核算和管理的特定内容。 将项目和科目有机地结合起来，能使原来手工核算建立的庞大的会计科目体系大大简化，在核算时可以根据成本项目、工程项目等进行收入、支出、费用等的归集与考核。 项目设置涉及定义项目名称有录入项目目录两项内容。 项目名称通常是指所设置项目的属性，如工程费用、业务费用等；而项目目录是指某一类项目的具体分类，如“工程费用”可分为“人工费”、“材料费”、“其他”等。 录入项目目录时通常需输入编码与名称两项内容。 五、账务系统初始数据录入 1、会计科目编码原则 在设置科目编码时需要遵循以下原则： （1）系统性原则。总账科目和规范的二级科目编码必须符合会计制度的有关规定，其他明细科目主要按照本单位的业务特点和上级主管部门的管理要求来设定。全部科目编码形成一个系列。 （2）一义性原则。要保证每一个代码对应于惟一的一个会计科目，而不允许出现重复的科目编码。 （3）简洁性原则。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，力求使编码简单明了，编码位数越短越好。 （4）可扩展性原则。在需要时可方便地添加科目。 2、会计科目表的建立 通用会计软件为用户预设了一级会计科目。所以，设置科目是指在系统预设科目的基础上进一步设定其他各级科目的工作。 设置会计科目的操作包括增加科目、修改科目参数、删除科目、查找科目、设置科目特殊属性等项目。 录入会计科目应输入的内容： ① 会计科目代码 ② 会计科目名称 ③ 会计科目类型 ④ 会计科目性质 ⑤ 助记码 ⑥ 账户格式 ⑦ 科目特定核算要求 会计科目设置窗口 对银行、现金科目要打勾 3、期初余额录入 在初次使用账务处理系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入软件系统。 如果是在年初时建账，则期初余额就是年初余额，可直接录入各账户的年初余额。如果科目有辅助核算需要，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在录入期初余额时一并录入。 如果是年中启用账务处理系统，则应先将各账户的当前余额和年初到启用期前的借贷方累计发生额一并整理出来，作为启用系统时的期初数据录入到账务处理系统中，多数软件都将根据期初余额和累计发生额自动计算出启用期的年初余额。