高校档案工作的思考.docVIP

精品论文 参考文献 高校档案工作的思考 汪泉 黄石理工学院高职学院 435000 摘要 本文通过对高校管理工作的现状分析，探讨高校管理工作的发展趋势，提出的相应的对策。 关键词 高校 档案管理 对策 随着我国的档案工作的全面发展，档案管理理念、专业基础理论和相关学科知识与手段不断更新，管理职能上也呈现出多元化的特征。现代数字化技术和发展和应用，使档案管理工作也有着日新月异的变化。传统的档案主要以纸质文件信息储存和传播为主导介质，而现在的档案管理模式逐步向数字化、电子化管理模式转变。过去的档案人员不论是在管理理念、手段和在方法上，还是在专业知识结构上都不适应现在的要求。急需通过继续教育的途径，进一步更新理念、完善知识结构和掌握现代化技术手段。因此，全面提高高校档案管理人员素质，培养一支合格而稳定的档案专业人员??伍，是档案工作的重中之重。 一、目前高校档案管理人员队伍现状 高校档案管理工作的职能是对各类资料进行集、整理、分类、立卷、保管、开发利用，它始终是为学校的中心工作服务，是学校管理工作的重要组成部分，反映了高校现代化管理水平和信息化程度的高低，影响着学校各项工作的开展。但由于高校对于档案工作不够重视，导致档案管理工作不够规范化。存在的问题有： 1、档案管理人员专业素质不高，导致档案室的制度没有落实，档案材料不完善，档案意识不强，影响了档案材料的利用。 2、档案管理不够规范。高校的专业的档案馆也普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。 3、档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。 4、档案管理人员服务意识和服务水平较为低下，只能停留在被动等材料送上门，材料送来之后仅仅只是存放的水平，没有充分利用档案材料主动为高校中心工作服务。 二、学校档案管理工作的发展趋势 加快档案管理工作的现代化进程是历史的必然。在做好传统的收集、编目、著录、开发利用工作的同时，要着眼于加快自身的现代化、信息化水平，要利用新技术，将传统的档案管理向现代化档案管理转换。传统的纸质档案材料，本身就有弊端，它最终将会被电子档案所代替。档案现代化管理与校园办公自动化相衔接，实现文档一体化，最终加入高校乃至整个社会信息网络，实现档案管理网络化，档案信息将实现资源共享，档案的利用也会更加明显。 三、提高档案管理效率的对策 提高档案工作人员专业技能和素质提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。 要提高档案管理工作水平，推进实现现代化管理的进程，必须建设一支高素质、适应新形势的档案管理人员队伍。这就需要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。专业的人才素养最基本的是具有良好的思想作风，良好的职业道德和不怕吃苦，乐于奉献的精神。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。 建立档案管理的规范性和相对统一的管理模式 档案的现代化要与高校信息化同步，档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在企业信息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与高校信息化有机结合，同步发展。在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去，档案部门要参与到高校信息化当中去。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题；其次要解决纸质和电子文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应高校信息化建设的流程，两方面都要兼顾。