试论建筑工程档案有效管理措施.docVIP

精品论文 参考文献 试论建筑工程档案有效管理措施 深圳市龙岗区住房和建设局 广东深圳 518000 摘要：建筑工程档案资料的管理在工程项目施工过程中具有重要的现实意义，完整准确的档案资料，能保障各项基本工作的顺利进行，为企业往后的发展积累经验。实时记录并保存每个项目的数据资料，加强建筑工程档案资料管理，有助于企业项目的维修、改建、扩建工作。然而，当前我国建筑工程档案资料管理中仍存在着一些不足，对其进行分析并采取有效的措施十分必要。 关键词：工程档案；管理；建筑工程 1.建筑工程档案管理的概述 1.1建筑工程的档案管理档案资料内容 建筑工程档案管理的档案资料内容主要包括的及时基建文件、工程监理资料以及施工资料。基建文件只要包括的就是勘察、测绘、设计文件，工程开工文件，工程竣工文件，以及决策立项文件，商务文件等；工程监理资料包括监理合同文件，工程监理资料，工程监理记录，以及工程监理验收资料等；施工资料主要包括的就是施工技术资料，施工物资资料，施工吃的测量记录，建筑工程的施工记录，施工验收资料，以及建筑工程中各项工程的竣工图等。 1.2建筑工程档案的特点 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。具有分散性、复杂性、继承性、时效性、全面性、真实性、随机性、多专业性、综合性等特点。 1)复杂性。由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，涉及的建筑材料种类繁多，施工工艺比较复杂等，导致建筑工程文件和档案资料的复杂性。 2)时效性。建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性，工程文件和档案生成后，要及时移交到有关部门，否则如果有关部门可能不予认可。尽管随着施工工艺、材料、设备的不断更新，管理水平的不断提高，文件和档案资料的价值也会随之衰减，但仍可以被借鉴，以避免再次出现类似问题。 3)真实性。真实性是对所有文件、档案资料的共同要求，但对建设工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，是该项工程实体的真实写照。只有建设工程文件和档案资料全面反映建设工程的各类信息，形成一个完整的系统，才更有实用价值。 4)综合性。建设工程项目常常都是涉及建筑、消防、电力、电信、市政等多个专业、多个工种的综合系统的工程，是多个专业和单位的文件档案资料的集成，因此具有很强综合性。 5)实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，通过档案，可以全面了解工程建设情况。 6)单一性。每个单项工程档案资料都是唯一的，独立的，不能与其他工程项目混淆使用，这是工程档案最突出、最重要的特点。　 2.建筑工程档案管理需要解决的问题 2.1工程档案资料管理制度不完善 制度的不完善主要体现在两个方面：一方面，缺乏科学的档案保存机制，档案管理人员未能按照规范将工程资料分类标记并有序归类装订，错订混淆文件、丢失重要文件资料、查找困难的现象时有发生；另一方面档案资料不完整、填写不规范。由于缺乏完善具体的档案归档方面的制度规定，加上管理工作人员责任心不强，操作不规范导致档案丢失严重，归档率低。特别是档案中只有主体材料，缺乏配套的档案资料。最后在填写相关档案如施工记录等方面没有统一的要求，填写不规范，导致后期档案的有效利用率低。 2.2缺乏统一的管理模式 从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。 有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。 2.3缺乏复合型档案管理人员 基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。 3.建筑工程档案有效管理的措施 3.1完善档案管理制度 在建筑工程档案管理中，要积极响应国家的相关政策与规定，立足于建筑工程实际，在建设初期积极制定相应的档案管理制度，明确建筑工程各单位部门在档案管理中的职责，加强沟通与交流，促进档案管理规范化。 3.2档案管理队伍建设 一方面，建设工程单位要充分认识到档案管理的作用，建立有效的人才引进机制，加强管理经验丰富的高素质技术人才的引进，提升档案管理队伍的综合素质。另一方面，要积极加强档案管理人员的业务培训。在培训过程中，不仅