ACCESS课件第6章报表.pptVIP

内容简介 报表是Access 2000的特色之一，虽然它的创建要以表或查询以及其中的数据为依据。但是，报表却使原先复杂的数据表形式有了很大的简化，使之适用于各种形式的数据打印。 利用报表可以控制数据内容的大小及外观、排序、汇总相关数据，选择输出数据到屏幕或打印设备上。 本章主要介绍报表的一些基本应用操作，如报表的创建、报表的设计、分组记录及报表的存储和打印等内容。 教学目标 了解报表的分类及其组成结构 掌握使用向导创建报表 掌握使用Access 2000的设计器定制报表 了解报表的打印预览窗口 6.1 报表基础知识 6.1.1 报表的定义和功能 6.1.2 报表的视图 6.1.3 报表的组成 6.1.4 报表的分类 6.1.1 报表的定义和功能 报表是Access数据库的对象之一，它根据既定规则打印输出格式化的数据信息。例如，学校的学生信息表、教师信息表等。 报表的功能包括：可以呈现格式化的数据；可以分组组织数据，进行汇总；可以包含子报表及图表数据，可以打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表；可以进行计数、求平均、求和等统计计算；可以嵌入图像或图片来丰富数据显示。 6.1.2 报表的视图 Access的报表操作提供了3种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。“设计”视图用于创建和编辑报表的结构；“打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形态；“版面预览”视图用于查看报表的版面设置。 3个视图的切换可以通过“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮位置的3个选项：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图来进行切换。 6.1.3 报表的组成 与窗体类似，报表也是由称为“节”的组件组成，主要包括报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、主体5个节，如下图所示。 6.1.4 报表的分类 报表主要分为以下4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。 1．纵栏式报表 纵栏式报表（也称为窗体报表）一般是在一页中主体节区内显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示。纵栏式报表记录数据的字段标题信息与字段记录数据一起被安排在每页的主体节区内显示。 2．表格式报表 表格式报表是以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多行记录。 表格式报表与纵栏式报表不同，其记录数据的字段标题信息不是被安排在每页的主体节区内显示，而是安排在页面页眉节区显示。 3．图表报表 图表报表是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图标，可以更直观地表示出数据之间的关系。如下图所示是各部门教师人数统计图表报表输出。 4．标签报表 标签是一种特殊类型的报表。在实际应用中，经常会用到标签，例如，物品标签、客户标签等。如下图所示是学生标签报表输出。 6.2 自动创建报表 6.2.1 利用“自动报表”创建报表 6.2.2 利用“报表向导”创建报表 6.2.3 利用“图表向导”创建报表 6.2.4 利用“标签向导”创建报表 6.2.1 利用“自动报表”创建报表 “自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。Access能够自动创建纵栏式和表格式两种报表。设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。 【例1.6.1】在“学生成绩管理系统.mdb”中使用“自动报表”创建学生信息报表。 6.2.2 利用“报表向导”创建报表 如果在创建报表的过程中需要对报表的数据来源进行适当的筛选，那么可以使用报表向导来创建报表。 【例1.6.2】 以“学生成绩管理系统.mdb”数据库中 “教师表”为数据源，创建教师基本信息报表，按性别进行分组，按参加工作日期降序排序。 6.2.3 利用“图表向导”创建报表 如同图表窗体一样，在Access中也可以应用“图表向导”将数据以图表形式显示出来。 【例1.6.3】 用图表的方式从“教师”表中将各系教师的人数显示出来。 6.2.4 利用“标签向导”创建报表 在Access中，用户使用标签向导可以创建标签式报表，这样就可以根据需要打印各种标签。例如在日常工作中，可能需要制作“物品”标签之类。 【例1.6.4】 使用标签向导创建一个标签式报表，内容仅包含学生的学号和姓名。 6.3.1 报表的格式设定 1．报表属性 2．节属性 3．设置报表格式 4．创建多列报表 1．报表属性 用户可以单击工具条中的“属性”按钮或依次单击“视图”→“属性”菜单命令来显示“报表”属性对话框。如下图所示为报表的属性对话框。 1．报表属性 下面简单介绍报表中几个常用属性： 记录源：将报表与某一数据表或查询绑定起来（为报表设置表或查询数据源）。 打开：可以在其中添加宏的名称。“打印”或“打印预览”报表时