职业学校档案信息化建设的思路.docVIP

精品论文 参考文献 职业学校档案信息化建设的思路 陈　涛（湖南省娄底市卫生学校　湖南　娄底　417000） 摘　要：随着信息技术的广泛应用，加快推进职业学校档案信息化建设成为必然趋势，面对目前职业学校档案信息化建设的现状及存在的问题，我们要积极应对，从基础建设入手，更新观念，创新技术，健全制度，强化管理，培养和造就既精通档案业务又掌握网络信息技术的复合型人才队伍，加快职业学校档案信息化建设的步伐。 关键词：职业学校　档案　信息化　建设 随着网络信息技术的迅猛发展，办公自动化的普及应用，给职业学校档案管理工作带来了新的机遇与挑战。面对挑战，我们要紧紧抓住机遇，加快档案工作步入信息时代的步伐，推动档案信息化建设，使档案管理向信息化管理转变，适应档案管理创新与发展的要求，更好地为学校的建设和发展服务。 一、档案信息化建设的必要性 1.档案信息化适应于时代发展的要求 随着电子信息技术的不断创新和发展，价格低、性能高的电子产品、办公设备不断涌现，为职业学校档案部门配置必要的硬件提供了有利条件，使档案资料的收集、著录、存储变得更方便、快捷。档案管理软件的开发利用也为档案信息的联网，形成网上资源共享提供了必备条件。电子版的图书、文件、影像等档案资料将逐步代替传统档案资料，利用计算机网络检索可以将浩瀚的图书、档案、资料，跨越时空地域的界限，快速呈现到读者面前。在大势所趋下，档案管理向档案信息化方向发展，已成为必然趋势。 2.档案信息化有利于创新档案管理模式 职业学校以往的档案管理制度不完善，仍采用传统的人工管理模式，主要是依靠手工操作来完成的，如：传统的档案立卷制度，不仅程序繁琐，手工强度大，而且案卷质量因人而异，无法保证。又如档案检索，一方面建立档案检索工具时，要进行人工制作，在利用时仍然要通过人工寻找，手续繁杂，效率低下。很显然，传统的档案管理模式已经滞后，跟不上时代发展的步伐，必须实现档案信息的数字化，将纸质文件、照片、图纸及视频等原始档案资料通过微缩、扫描等手段转化为电子版本，贮存在光盘、磁带等存储介质上，然后实施安全可靠的数据备份，建立全文、目录、多媒体数据库，它既便于快速查找，又可长期保存。同时把档案信息化建设和校园网建设有机地结合起来，充分利用网络平台实现资源共享。 3.档案信息化有利于提高档案服务水平 近年来，职业学校发展迅速，由于学校规模扩大，形成的档案资料相应增多，档案信息化可以提高档案信息资源的开发利用和档案服务质量。满足档案利用者全方位的需求，更好地为学校的建设和发展服务，产生更好的社会效益和经济效益。应用计算机进行档案编目、检索、借阅管理，不仅速度快、准确性高，而且可以提供多种检索途径和网上查阅，使利用者足不出户便可查到自己所需的档案资料，运用现代信息处理技术来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，从而提高了档案信息资源的利用率和档案服务水平。 4.档案信息化有利于档案资源的有效保护 档案信息化有利于保存档案信息资源。 一是职业学校由于升格、合并等因素，产生大量不同门类、不同载体的档案，这些档案资料散落在教学、管理的各个角落，它们是学校教学、科研和管理的珍贵资料，如果得不到及时整合和有效保护，必将给职业教育带来严重损失，因此加强职业学校档案信息化建设势在必行。 二是由于传统的纸质档案由于对库房温湿度、光线等要求较高，受条件限制，只能有限地延长档案使用寿命，加之纸质档案占用空间大，许多档案馆（室）都面临库房拥挤的状况，利用档案信息化建设，将档案信息资源建成档案数据库，数据库有易检索、易保存、省空间等优点，从根本上解决了纸质档案易老化、占用空间大等问题，无限地延长了档案的使用寿命，也使档案资源得到了有效的保护。 二、档案信息化建设的现状及问题 1.对档案信息化认识不足，档案管理队伍素质偏低 一是目前职业学校档案信息化建设工作相对滞后，主要是对档案信息化建设认识不足，认为档案工作在短期内不会对学校的建设和发展带来负面影响，因此不能引起学校领导的足够重视，对档案信息化建设缺少发展规划和合理的资源配置，与现代化的教学管理和学校发展不相适应。 二是从档案管理工作现状来看，尚未形成素质优良、结构合理，科学高效的档案管理队伍，一方面，有些专职档案工作人员学历、知识、年龄、职称结构都不尽合理，还有些部门档案工作人员未接受档案管理专业培训，缺乏档案管理和信息化建设的基本理论、知识和技能。另一方面，有些档案人员对档案事业认识不足，缺乏勇于创新和与时俱进的精神，对档案事业缺乏热情