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第十二章 企业公文（中） ［学习要点］ 一、 了解命令、决定、公告、通告、通知、通报6种公文的适用范围和特点 二、 掌握命令等6种公文的规范格式 三、 学会写作决定、公告、通告、通知和通报 ［难点解析］ 正确使用公告 公告是公布性公文。《国家行政机关公文处理办法》规定，它“适用于向国内外宣布重 要事项或者法定事项。也就是说，公告有两种，一种是重要事项公告，一种是法定事项公告。我们在报纸上常常可以看到拍卖、招工、招标、中奖之类的公告。其实，这类事情既不是什么“重要事项”，也不是“法定事项”，更不是“向国内外宣布”，写一则“启事”就行了，不必用公告。滥用公告会使这一文种失去严肃性、权威性。所以，选用公告文种时，首先要考虑本机关、本单位、本企业是否有权或是否受权发布公告；同时要看内容是否真正属于重要事项或法定事项，公布的范围是否包括国内外。 企业可不可以发公告？有一种意见认为：“公告通常由权力机关、监督机关使用，人民 团体、基层单位一般不用”，“企业无权使用”。傅西路主编《公文处理新规范》，2001年4月1版，44～45页。这种意见值得讨论。法定事项公告无疑应该由权力机关、监督机关发布，但重要事项公告则很难排除企业的发布权。实际上，翻翻证券类报刊，如《中国证券报》、《上海证券报》、《证券时报》，就会看到有许多公告：股票发行公告、股票上市公告、上市公司重组公告、分红派息公告……按照企业“参照执行”的原则，这些公告应该可以公布，因为它算得上“向国内外宣布重要事项”，而且是被中国证监会授权的。 二、 表彰奖励的文种选择 《国家行政机关公文处理办法》明确规定，命令（令）“适用于……嘉奖有关部门单位及人员”，决定“适用于……奖惩有关部门单位及人员”，而通报也“适用于表彰先进……”。 企业在表彰奖励时选用什么文种呢？ 在国家行政机关，命令（令）的使用者是有权限的发令机关及其法定代表。根据《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国地方各级人民代表大会和人民政府组织法》等法律规定，国家主席、人大常委会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部部长、各委员会主任、各级人民代表大会及其常委会、地方各级人民政府及其法定机关或人员，才有发布命令的职权。一般地说，企业是没有发令权的。虽然有的企业规模很大、级别很高，有时也会用“嘉奖令”，以表示奖励的重要性，但严格说来是越权的、不规范的。一般性的先进单位和个人，不要以嘉奖令颁发，而以通报表扬为宜。较为重要的表彰奖励则可以用决定。 三、 几种通知的用法 通知是适用范围较广、使用频率较高的下行文种。本章介绍了批转性通知、指示性通知和告知性通知的写法。参照《国家行政机关公文处理办法》的规定，企业制发的通知也可按用途分如下4类：一是批转通知，用来批转下级机关的公文；二是转发通知，用来转发上级机关和不相隶属机关（单位）的公文；三是传达通知，用来传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；四是任免通知，用来任免人员。 ［案例精选］ 案例21 公文常见错误之一：标题不规范 有人把“标题”比喻成人的眼睛，“先看标题，再品文味”这话真切形象。《办法》规定， 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类，除批转法 规性文件外，一般不加书名号。但人们在标题拟写过程中常出现以下这些错误： 1.标题不准确不简练 特别是一些转发性公文标题的拟写，如：××县人民政府关于转发××市人民政府“关于转发××省人民政府‘关于转发国务院《关于发布修订〈发明奖励条例〉的通知》’的通知”的通知。在这条标题中，“关于”和“通知”多次重复出现，显得十分冗长、繁杂，给读者阅读带来一定的困难。其实，类似这种标题可直用上级机关的文件发文字号为标题的事由部分；也可根据上级机关文件内容自拟事由。此标题可改为“××县人民政府关于转发××市人民政府×市发［19××］×号文件的通知”或改为“××县人民政府关于贯彻执行发明奖励条例有关规定的通知”。 2.文种使用不当 在文种使用不当中，请示与报告错用、混用、并用现象尤为严重。如例1：《××县税务局关于为××厂免征一九××年度所得税的报告》；例2：《关于申请追加广播事业费预算指标的请示报告》。 尽管报告和请示都是机关团体的上行公文，但它们的功能各异，汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级机关的询问用“报告”，请求指示和批准用“请示”，二者不能混为一体。《办法》为了突出“报告”和“请示”的区别，规定“‘报告’中不得夹带请示事项”。从上两例标题看，例1、例2都是一份请求上级批复的“请示”，因此，应将例1的“报告”改为“请示”，例2的“报告”去掉。 以“请示”代替“函”是一种新的文种错位现象，不少单位在平级机关之间行文，特别是向平级有关主管部门请求批准某一事项时，常以“请示”行文，如《×