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第十一章 企业公文（上） ［学习要点］ 一、 了解企业公文的特点 二、 掌握企业通用公文的规范格式 三、 加强公文写作实践 ［难点解析］ 一、 公文规范的新规定 现行公文的必威体育精装版规范，要按国务院2000年8月24日公布、从2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》和国家质量技术监督局1999年12月27日批准公布、2000年1月1日实施的《国家行政机关公文格式GB/T 9704-1999》两个文件的规定执行。 这两个文件的全文，可见《经济写作》附录。要全面掌握有关规定，不是一件易事，即使对于已有公文工作经验的秘书，也要认真学习，必要时还得参加公文规范化学习班。我们学习本章，主要是初步掌握法定文种的写法和公文的基本格式。要达到这个要求，除钻研课文内容和附录两个文件外，平时还要多留意、多接触、多写作公文。市面上有不少关于公文处理的书籍，如《公文处理新规范》（傅西路主编，中国城市出版社2001年4月第1版）、《必威体育精装版实用公文规范与写作》(王桂森、陈群力编著，山东人民出版社2001年8月第1版)等；秘书类杂志经常有研究公文处理的文章，可以参考。如《秘书》、《秘书之友》、《秘书工作》等。 二、 公文的草拟和制作 法定的国家行政机关公文只有13种，企业公文参照国家行政机关公文的规定执行，常用文种还会少一些。掌握这些文种的格式，似乎并不难。有的人甚至认为公文写作是“小菜一碟”，按格式、模板照套就行了。但实际上，许多新秘书写出来的公文总是不合要求，而大学生在应聘考试（面试）时所写的公文，更是错误百出，甚至笑话连篇。原因在于，公文写作的奥秘，不仅仅在于格式，更重要的在于熟悉情况、掌握政策法规，在于使用公文语体的经验。所以，我们一定要多争取机会参与公文草拟和制作的实践。 ［案例精选］ 案例20 公文语言运用 一、准确把握公文的语体 公文属事务性语体，有别于文学语体和科学学术语体。公文叙事说理，要求准确直述，语句简练，语感平实，语气严肃。 例：在对一起火灾事件的通报中有这样一段文字—— 市××仓库506库房保管员李××于×年×月×日晚上值班时，违反仓库规定，带了五岁女儿私自燃火烧煮食品，9时许又抱了女儿外出采购食物。一小时后，当他匆匆回到仓库时，只见506库房吞没于滚滚浓烟之中，火舌还频频上窜，他顿时手脚失措，呆立一旁。当总值班等人闻讯赶到，立即打电话呼救，大火才得以熄灭，但库房已化为灰烬，×××损失×××万斤，给国家造成×万元的巨大经济损失。 采用公文事务语体的写法应为： ×年×月×日，市××仓库保管员李××，在506库房值夜班时，违反规定，私自燃火烧煮食品后，又因私离岗，以致酿成火灾。事发后，在慌乱中未能及时报警，失去抢救时机，后果严重，给国家造成×万元的巨大损失。 前一段文字主要运用文艺性的表现手法，采用了大量描写性文字来描述一起火灾事故细节；后一段运用事务语体，文字简练，事理明白，语感平实庄重。 二、善于运用惯用的语言模式 公文的惯用语言模式是在长期行文实践中形成的，它具有特定的事务含义。恰当运用这些语言模式，不仅有利于内容表述的准确、严谨，而且有利于表现出公文典雅、庄重的风格。 1．复文的引叙用语 例：一般信件写法：你局×月×日的来信，我们已收到。 公文写法：你局×年×月×日×字［200×］第×号函悉。 上例说明，公文复文的引叙用语有规定的程式，应该先写来文日期(年月日要写全)或标题，后写代字文号，句尾用“悉”或“收悉”表示来文收到、来意明白。 2．叙事语言形式 一般文章如总结、调查报告等的写法是先写行为后写效应，如石景山农委向古城四中赠送了价值五千元物理、化学试验仪器和体育器材，改善了办学条件。 公文通常先阐明目的，然后再写行为举措，表述为：石景山区农业委员会为帮助古城第四中学校改善办学条件，赠送该校物理、化学试验仪器和体育器材，价值五千元。这样表述，有利突出行为主体，使行为的意义更加鲜明。此外，单位名称“农委”和“四中”必须写全称，以示公文的表述准确、严谨。 3．数量表达的语言形式 公文中表达事物的数量，一般“名词”在前，“量词”在后。如“公房五所”、“重大事故六起”，而不写为“5所公房”、“6起重大事故”。 表述数量较多的人或物时，在数量之前，通常还应写出一个代表者的名称。 如“学生78名”应写为“学生赵志高等78名”。 4．询问事项的语言形式 在公文中表达询问事项，按照传统写法，一般不用提问句式，而用带询问口气的陈述句表达。 如：协商会是在我们这里开还是在你们那里开?请速定。 王市长决定“一二·九”来我校作报告，起程了吗? 在公文中，应分别表述为：协商会议在何地召开，请速确定。 王市长决定于12月9日来我校作报告，未悉已否起程。 三、应忌用口语 巧用文言词语 在公文中，除了引用某人的原话外，一律不可使用口语，而必须使