归档软件及信息化介绍.ppt

第一章 信息化概述 信息化是指建立在IT产业发展与IT在社会经济各部门扩散的基础之上，运用IT改造传统经济、社会结构的过程。 档案信息化 档案信息化——档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。 档案信息化现状 行业信息化 纵强横弱 信息孤岛 信息化三个阶段 档案信息化建设内容 信息资源建设 软件系统 硬件设施 保障体系建设 第二章 电子文件及电子档案管理 按照信息表达方式划分 电子文件的管理目标 第三章 档案管理系统介绍 焦作市电子文件在线归档管理系统 兰星档案管理软件 兰星归档管理系统 真实性 可靠性 完整性 可用性 档案管理软件的发展 单机版管理软件 → → 网络版管理软件 目录级检索 → → 全文数据库检索 单纯的档案目录管理 → → 整个档案管理流程 形式 检索 管理 焦作市电子文件在线归档管理系统 基于政府内网 固定网址登录 eg.用户：ceshi_user 密码：000000 专属用户密码 在地址栏中输入该网址就可以进入登陆页面4:8080/esoaisapp/login.jsp 该软件是通过政府内网平台来进行登录管理操作，只要能联上政府内网的各单位都可以使用。 软件对比 数据存储在电脑本地磁盘上，需要档案员自己进行数据备份，特别注意更换电脑时的数据安全性。 数据存储在网络服务器上，与本机无关，通过管理员的维护，最大程度上保证数据的安全。 单机版 网络版 数据安全性 运行环境简单，仅需保证最基本的计算机硬件设备，但是共享操作较复杂，不能进行远程指导。 需要计算机联网，方便信息传递可以根据实际要求实现数据共享，能够实现远程业务指导。 单机版 网络版 信息传递方式 企业、事业单位均可使用。 用在联接政务内网的市直机关中。 单机版 网络版 使用对象 兰星软件操作演示 以查询用户展示查询功能 以测试用户演示日常使用 ** 系统的运行环境和安装 下面内容将进入软件中来进行…… Let’s go! * 档案管理信息系统介绍 主讲：焦作市档案局技术保护科 杨满玲 内 容 档案信息化概述 电子文件及电子档案管理 档案管理系统介绍 建设内容 B C D A 信息资源 软件系统 硬件设施 保障体系 1 现有馆室藏档案的数字化工作 2 电子文件的产生和归档等全过程的管理 文档一体化系统 数字档案馆和网站系统 软件系统 电子文件管理系统 保障体系 人才培养 标准规范 安全管理 电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件； 电子文件是由计算机交流与维护的文件； 以计算机可处理形式存储的文件。 国际档案理事会电子文件委员会 澳大利亚国家档案馆 美国国家档案与文件管理局 机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录 电子文件 依赖计算机系统存取、操作、传递和处理，并可在通讯网络上传输的文件 我国国家档案局对电子文件的描述： 以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体 种类划分 按文件构成特点 按文件功能 按信息存储载体 按文件来源途径 按存在目的 按信息表达方式 二、电子文件的种类 按照文件功能划分 主文件 —— 记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件 支持性文件 —— 生成和运行主文件必须的文件 按照信息存储载体划分 磁盘文件 —— 以磁盘为存储介质 磁带文件 —— 以磁带为存储介质 光盘文件 —— 以光盘为存储介质 利用文件——为利用而制作、流传的文件 保存文件——脱离流转过程，作为母板保存的文件 备份文件——作为保存文件的复本而备存的文件 按照存在目的划分 按照文件来源途径划分 原生电子文件——直接生成于数字环境中的电子文件 数字化的电子文件—— 由传统文件通过数字化而形成的电子文件 文本文件（TEXT） 数据文件（DATA） 图形文件（GRAPHIC） 图像文件（IMAGE） 视频文件（VIDEO） 声音文件（AUDIO） 命令文件（PROGRAM） 其他形式的电子文件：电子邮件、数据库、网页、即时通信、博客等。 三、电子文件的特点 1、信息的非人工识读性 可以直接阅读 传统纸质文件 必须借助计算机来阅读 人们无法直接阅读电子文件 非人工识读？ 计算机屏障 电子文件（客体） 形成者 管理者（主体） 利用者 计算机屏障带来的结果 ： 计算机成为必需工具 无法及时发现文件内容的变化