筹备工作小组分工任务细解方案.docVIP

筹备工作小组分工任务细解方案 一、组织机构 （一）成立瓯江学院第一次双代会筹备领导小组 筹备领导小组下设秘书组、组织组、宣传组、会务、后勤组，并负责统筹各小组工作。 （二）秘书组： 策划和制定大会整体方案； 策划和制定大会的筹备工作方案及工作计划； 策划和制定大会召开、选举方案及工作计划； 请示报告红头、双代会通知、筹备组通知、提案通知起草、校对、印制、发送等 大会议程及大会日程安排 起草学院工作报告、工会工作报告、等双代会必要文件 制定：《温州大学瓯江学院团、学工作发展规划》 起草开幕词、闭幕词及预备会开幕式、闭幕式主持词、会议各种决议（草案）、各学院以及有关部门的大会贺词、大会倡议书； 征求提案并加以整理，编写提案工作报告 确定主席团成员建议名单 编印委员候选人简介 拟定大会特邀代表、列席人员名单，负责大会期间与各代表团之间的联络 拟定候选人资格审查小组候选人建议名单及审查候选人资格； 候选人名单及个人简介的上报、整理、打印； （三）组织组： 起草大会选举办法、选举大会主持词、编印选票、选举票箱的准备、会议指南编写 联系祝贺单位、来宾邀请（包括兄弟院校邀请函的发放）、会前负责收集各代表团对我院团学工作的有关意见和建议及兄弟院校发至的贺信 起草向同级党委和上级团组织的有关报告； 制定大会代表的产生办法，分配代表名额，组织落实代表的选举工作，代表名单的上报； 拟定代表资格审查委员会组成人员建议名单，组织代表资格审查，拟定代表团长建议名单，起草代表资格审查报告； 起草会议相关的四个选举办法（第二次团代会的选举办法、第二次学代会的选举办法、二届团委会选举办法、二届学生会选举办法）； 编制代表、委员候选人名册和登记表等工作； 制定大会投票、监票、计票的初步方案，选票设计、制作，组织落实大会选举工作人员的培训； 组织大会选举。 （四）宣传组： 1、策划和制定双代会的宣传方案及宣传工作详细具体的计划； 2、会前宣传：历年以来我院团学工作所取得成绩和典型人物的宣传； 3、会议宣传：报道大会召开的相关消息，要求在校内外媒体和网站进行宣传报道；建立“双代会”专题网页，开通“双代会”的官方微博（新浪微博与腾讯微博）。 4、邀请新闻记者和有关新闻单位及媒体接待工作、负责大会新闻报道，制作宣传标语及会场内外宣传环境的布置； 5、大会期间的照相、录像； 6、全校的宣传口号的拟定； 7、校内横幅、学院宣传阵地、公寓区宣传阵地、宣传板、宣传栏；各分院宣传阵地； 8、大会会徽（团徽和学校标志的制作）、横幅制作； 9、印制彩旗、租借气球； 10、选举计票期间的文体活动安排； 11、代表合唱国歌、团歌的培训。 12、负责大会各类宣传材料的组织、印刷发放； 13、负责协调、组织大会期间文体活动。 （五）会务、后勤组： 起草大会选举办法、选举大会主持词、编印选票、选举票箱的准备、会议指南编写 会场布置，主席台及会场环境的布置、主席台位置安排、代表座位编排（确定会址、座位安排表、主席台座次安排、坏境卫生、安全保卫、驻会医生等）及会场相关工作； 印刷会议材料袋和购置会议所需物品； 负责印刷代表、嘉宾、主席团及工作人员证签； 印刷大会须知、日程、议程、讨论须知及讨论分组； 落实票箱及选举物品，印制监计票小组人员名单、标签及安排投票顺序（制出示意图）； 印制请柬，邀请校领导、嘉宾及兄弟院校团委； 购置大会纪念品和大会纪念品的分发及其它会议资料的准备（编印、装订、装袋）与分发； 会议安排的多媒体制作、大会音响准备（国歌、团歌等）、灯光效果的落实 落实领导桌签及代表、嘉宾佩带的团徽； 负责大会的接待工作及礼仪安排，安排礼仪人员接待大会代表及引导嘉宾入座；安排好志愿者服务； 负责大会期间代表业余活动安排，与会来宾的用餐； 嘉宾签到册、代表登记册印制及签到登记工作；及时印制通讯录； 完成候选人报名表格的制作、发放候选人资料的收集整理； 开闭幕式代表组织及其他相关活动； 编制代表名册。 用餐安排