会议管理制度(全面系统).docxVIP

文件编号受控状态会议管理制度文件版本1/0生效日期页 码第1页 共3页编 制审 核批 准说明：1.本制度自2013年11月30日至2014年1月30日进行试运行。2.试运行期间，由综合部对其制度的可操作性、实效性进行验证，并进行修改和完善。1.0 目 的为提高会议的质量和效率，规范会议有关事项的管理，特制定本制度。2.0 适用范围 本制度适用于公司和各部门会议的管理。 3.0 定 义（无）4.0 职 责4.1会议发起人和主持人4.1.1确定会议目的、会议议程、参加人员和审核会议通知。4.1.2控制会议节奏与进度，控制会议时间。4.1.3会议不能准时召开等其它变故的事前协调。4.1.4会议纪律的监督执行。4.1.5对会议决议核准、执行的明确。4.2通知人4.2.1编制、发放会议通知和对会议通知异常状况反馈主持人；4.2.4对会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。4.3记录人4.3.1组织会议签到。4.3.2记录会议内容(包括会议记录和会议决议事项)和对会议记录的发放。4.4会议决议跟踪验证人：检查﹑跟进、验证会议决议执行状况，并反馈主持人。4.5参会人员4.5.1准备相关会议资料；4.5.2参与会议讨论和对会议议程进行建言；4.5.3传达会议精神和对会议决议责任事项的执行。5.0制度内容5.1会议安排1）.公司每周组织一至两次《管理运行讨论会》。2）.各事业部应推行《月度工作总结会》、《周产销协调会》。3）.公司直属的其他部门和各事业部下属的各部门（包括部门下属的车间、仓管、采购）应推行《月度工作总结会》、《部门周例会》和根据工作情况安排其他会议。4）.各部门《月度工作总结会》的会议记录及会议决议应进行分发和上报直属主管、副总、文件编号受 控状 态会议管理制度文件版本1/0生效日期页 码第2页 共3页总经理。5.2月度会议、周会应定时进行，无特殊情况不另行通知；紧急会议应至少提前1小时通知；其它会议应至少提起1天以《会议通知表》进行书面通知，并明确会议主题、时间、地点、与会人员、会议内容等。5.3 会议时间不得超过1.5小时。5.4 会议应具有针对性、目的明确、会而有果。5.5会议含异常处理、管理改进、工作落实内容的，主持人应安排记录人进行《会议记录》和形成《会议决议》。(注：宣导、表扬、活动类会议可以不用记录) 。记录人应在会议第二日（遇节假日顺延）对《会议记录》与发言人对发言内容进行确认；对《会议决议》交主持人进行审核，并发放各与会人员及相关部门。5.6与会人员不得无故缺席、迟到、早退。因特殊情况确实无法参会的，应提前通知会议主持人，班组长级及以上人员应委任职务代理人参加。5.7与会人员应提前做好如汇报、提议等的会议准备。5.8会议主持人应提前5分钟入场，进行会议准备；与会人员应提前2分钟入场。5.9与会人员应注重仪表，坐姿端正、精神饱满、精力集中。5.10禁止吸烟、睡觉、随意走动和处理与会议无关的事。5.11禁止拨打电话，手机应进行关机或调至静音状态。若因要事需接听电话的，应征得主持人同意后，进行离会接听。5.12未经主持人许可,不许交头讨论。需要提问时，应举手示意征得主持人同意或在主持人的安排下发言。5.13发言、讨论和建议时：①.与会人员应把握会议重点，紧扣会议议程，积极发言、讨论、建议。②.发言内容应“精短”、“务实”、“ 条理”、“ 通俗”。③.不允许故意刁难﹑逃避责任﹑急于了事和专横自大。5.14若遇突发事件急须离会处理的，应知会主持人同意。5.15若会议决议的跟踪与反馈需变更责任人员的，主持人应在决议时进行明确。5.16会议决议处理：①.与会人员应对会议议程进行决议。决议应包括：决议事项、责任人、完成时间、跟踪人、结果验证。②.若与会人员无决议的，主持人应对议程进行决议。③.会议决议事项的责任人，应按要求完成决议事项。④.检查、验证责任人，应按要求对决议的执行进行跟踪，记录，并对跟踪结果反馈主持人。6.0 违规约定文件编号受 控状 态会议管理制度文件版本1/0生效日期页 码第3页 共3页违反本规定的责任人，扣除“管理行为”考核2分，并进行通报处理。7.0相关程序/制度7.1《信息交流控制程序》…………………………………………XTT02-5-017.2《员工培训控制程序》…………………………………………XTT02-6-018.0相关表单8.1《培训/会议通知表》 ……………………………………XTT02-6-01-058.2《签到表》…………………………………………………XTT02-6-01-038.3《会议记录》…………………………………………XTT03-02-38G-01/1 《会议决议》…………………………………………XTT03-02-38G-01/2注：附《会议记录