第二节 电话礼仪第二节 电话礼仪.pptVIP

第二节 电话礼仪 随着社会的进步，科技越来越发达，电子产品的更新换代也越来越快，而电话呢，成了人际交往及商务活动中最常用、最经济、最方便的一种通信工具。注意电话形象，不仅是表现自己风度、自我修养的需要，也是塑造所代表的社会组织的良好形象的需要。 打电话常规 （一）选好时间 若是利用电话谈公事，应尽量在对方上班以以后或下班之前通话，一般不宜打电话的时间是：三餐吃饭的时间，早晨七点以前，中午午休时间，晚上九点以后。 （二）事先准备好通话的内容和所用的资料 打电话者是电话交谈的主动行动者，要做好充分的准备，以免交谈过程中结结巴巴，语无伦次。 （三）用语要规范 电话拨通后，应先说“您好”，然后立即简要报明自己的身份、姓名及要通话的人的姓名。 （四）需要了解对方的处境 （五）拨错电话时 （六）对方不在时 如果要找的人不在，切不可“咔嚓”挂 断电话，而应说“谢谢，我待会儿再打过来”。需要请求转告时，留言要简洁明了。 （七）语言简洁明了 重要内容可以简明扼要的向对方再叙述一遍，时间控制在3分钟以内。 （八）通话结束时的礼貌 通话完毕，应尽量右打电话的一方先结束话题。 接电话的技巧 1、三声之内接起电话 接电话语气“喂”的声调最好为上升调，这样显得你愉悦、温柔、礼貌 没有特别的事情最好省略“喂”，直接说“你好” 2、主动问候，报部门介绍自己； 如果是单位的电话可以直接自报家门：“您好，这里是某某单位，请问有什么可以为您服务的”之类 3、想知道对方是谁 不要唐突的问“你是谁” 可以说：“请问您哪位”、“对不起，可以知道应如何称呼您吗？” 4、 电话时间尽量控制在三分钟之内 注意语调的速度、措辞，当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因； 当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。 如果自己按了免提要告诉对方。 5、须搁置电话时或让宾客等待 应给予说明，并至歉。 每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。 接听记录 Who Where地址、单位 When Why内容 How to如何处理：报转批送处 6.接听记录 Who Where地址、单位 When Why内容 How to如何处理：报转批送处 手机短信的运用 1.发短信一定要署名； 2.祝福短信一来一往足矣； 3.有些重要电话可以先通过短信预约； 4.要及时删除自己不希望别人看到的短信； 5.上班时间不要没完没了的发短信； 6.发短信时间不能太晚； 7.提醒对方最好用短信； 8.在对方不方便接听电话时，可以发短信。