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目? 录 第一章? 综述 第三章? 准确的表达方式 第四章? 准确的用词 第五章? 准确的时态 第六章? 实用邮件评析 附录一? 常用英文缩写汇编 附录二? 常用专业术语汇编 ? 说明： 1 、本教程适合大学英语（ CET ）四级或以上水平学习。 2 、本教程的主要参考书目：HIGH SPEED BUSINESS WRITING?? [ 美 ] Bruce Hird 着 张亦辉 编译3 、本教程中所建议的用法,可以用,也可以不用; 如果用了本教程中已规定不可以使用的句式用法,以违反ISO处理. 4 、本教程的附录缩写部分供参考用,写邮件时尽量不用要缩写,尤其是不常见的缩写. 第一章 综述 二 、日常商务往来邮件中，有八成英文写作水平低下；这并不一定是语法问题，而是大部分撰信人对商务邮件风格和语气缺乏起码的认识。专家普遍认为，商务邮件应该具备积极和自然的语气。初学者写出来的商务邮件很可能一成不变的沿袭远至18、9世纪的过时文风。无可否认古旧的句式能使邮件更显“商业”，但事实上，它们大多冗长乏味，甚至含糊不清，呆滞冷漠。Dear Sir: This is to acknowledge your message dated April 10 concerning the above referenced billing error. Upon checking our records, we found that the invoice should indeed read as US$125.00 instead of US$225.00. We apologize for this oversight and attach herewith the correct invoice. Thank you in advance for your kind consideration we remain, Sincerely yours, （53字） 以上信函中,庸俗无意的古旧句式以斜体字标明,写作风格过于拘谨刻板，以下的修正后的邮件就较为简短且语气友善。切中问题要害（同时提出解决方法），又不失商业味道。 Dear Sir: Thank you for your message of April 10. We have confirmed that the invoice should read as US$125.00 and not US$225.00. We are sorry for this error and have enclosed/ have attached/ will mail / will fax a corrected invoice for US$125.00 Sincerely yours, （35字） ? 三 、无论电子邮件内容涉及好消息、坏消息或只是一般性信息，撰信人都应表现出积极的态度和个人的风格，行文应当自然流畅。态度友善、行文流畅的书信，撰写起来比较快捷，也较能触动收信人的心，使其易于回复。反之，如果正式的信函（措辞古旧夸虚，语气恃权慑人）只会替双方加设不必要的沟通阻碍。撰写邮件切忌使用古旧晦涩、呆滞无意或发号司令的词句。应本着 “ 顺其自然 ” 的态度撰写，并能流露出一点 “ 微笑 ” 。 四 、有些邮件可能涉及需要传递坏消息，如交货问题、人事问题等等。这类邮件的写作难度较高，因为个人情绪（如挫败、愤怒、忧虑、失落、悲伤等）很容易影响到撰信人的客观态度或既定的写作目的。再理智的人，遇上心境难平，情绪偏激的时候，也会不知不觉地偏离客观的轨道，此刻不宜撰写这类邮件。 五 、关于主动语态和被动语态。 撰写传递好消息或者一般讯息的信函时，大多数使用主动语态，而非被动语态。例如，应该说“We mailed the check on May 5.”，而非“The check was mailed on May 5.”。但遇上坏消息时，就可巧妙运用被动语态来减轻负面因素的影响。例如，应该说“The document was misplaced during the quarterly audit.”，而非“We misplaced the document during the quarterly audit.”。 然而，绝大部分高水准的商务邮件都混合了主动和被动句式，令整篇富于变化。主动句式除了较为友善亲切，更能有效表达撰信人的原意，给人一种真诚的感觉。撰写商务邮件时要养成使用主动语态的习惯，不妨假设自己在通电话，而不是在写信。商务邮件的行文语调要求自然流畅，甚至近乎口语化。然而在个别情况下，撰信人最好不要太显露自己的真切感受，避免负面情绪，或者干脆对某些情况不露声色。这时采用被动句