我国电子档案长期可读性的障碍分析.pdfVIP

一 业 务 研 究 我国电子档案长期可读性的障碍分析 ■ 赵淑梅 ，杨璐 摘 要 ：电子档案的长期可读性应该包括三个基本指标：真实性、完整性和有效性。本文结合目前我国对电子档案长期可读性的相关 研究成果 ，梳理出电子档案长期可读性的主要障碍有三方面 ：技术的天然脆弱性是影响电子档案长期可读性的直接原因；权宜之计的 双套制是有效管理电子档案长期可读性的绊脚石 ；顶层设计和顶层推动的滞后是影响电子档案长期可读性的关键因素。 关键词 ：电子档案；可读性；档案管理 电子档案的长期可读性包括三个基本指标 ：真实性 特点，这使得电子档案的生存和利用环境处于不断更新变 (authenticity)、完整性 (integrity)和有效性 (utility)。 化中，这是影响电子档案的长期可读性最为直接的原因。 根据 《电子文件归档与管理规范》 (GBT／18894—2002)中 1．1 计算机软硬件系统生命周期短。计算机自1946年 的含义：真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息 诞生 以来 ，短短 的几十年时间其核心硬件就历经了电子 进行鉴定后 ，确认其与形成时的原始状况一致 ；完整性是 管、晶体管、集成电路、超大规模集成 电路四代发展， 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损； 第五代智能计算机也在研制 中。至于驱动计算机应用 有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性 ，包 的系统软件 ，以主宰世界计算机操作系统的微软公司推 括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和 出的Windows系统为例 ，从1998年到现今 ，微软公司先 兼容性等。这三者共同保障电子档案的长期有效。 后推出了Windows98、Windows98SE、Windows2000、 无论何种档案 ，其保存的最终 目的都是为了可长期利 WindowsXP、Windows2003以及Windows2007、Windows8等 用其中的档案信息，即档案的长期可读性是档案长期保存 升级版 ，产品的不断推陈出新推动着社会经济快速发展， 的最终 目的。在纸质档案时代，档案长期保存与其长期可 但同时也缩短了某一个操作系统的 “流行”寿命。 读的结果是一致的，但对于电子档案来说二者的一致性就 计算机软硬件系统的升级换代 ，使存在于不同时代 难以保证 了。长期保存的一份纸质档案可以长期利用 ，但 的电子档案的信息必然产生 “代沟”，如何跨越这些技术 长期保存的一张光盘档案能否长期可读则有着许多不确定 “代沟”，让档案信息在时光机器中长存、可用，是世界 的因素。现实中已出现了面对一堆光盘或磁带等巨量数据 范围内面临的重大问题。 无法利用的案例。如，我国1982年第三次人 口普查的原始 1．2 电子档案存储介质更新频繁。作为计算机脱机备份 数据保存在磁带上，大约l0亿人 口的基础信息因遭水淹已 的存储介质 ，主要材质是磁性载体材料和光盘材料 ，这两 无法读出；美 国1990年的一份众议院报告中披露了政府机 种材料 自从计算机诞生以来 ，更新换代 的时间也在不断 关电子文件因记录格式过时等原因无法读出或濒临不可读 缩短。如磁性材料的软磁盘，经历了8寸盘、5寸盘 、3寸 取的若干案例等。 盘 ，到现在已完全被淘汰，存储其上的信息如何读出是个 对此 ，法 国科学院和技术院在一份有关数字信息永久 大问题。 目前广泛使用的光盘也同样经历着不断升级换代 保存问题的报告中发出了这样的一则警告， “在数字信息 的发展。CD系列 、DVD系列、蓝光盘等五花八门的品种和 世界中没有什么是永存的：如果我们对永久保存这些信息 用途 ，令人眼花缭乱，一种存储介质的性能还没有完全掌 不予重视 ，那么，无论在CD