行政院推动乡土语言教育跨部会协商会议议程-台东县政府.docVIP

臺東縣政府內部控制制度共通性作業規範 依據臺東縣政府強化內部控制實施方案第四點第二款第二目之1規定，臺東縣政府(以下簡稱本府)財政及經濟發展處、建設處、行政處、人事處、政風處、計畫處及主計處 (以下簡稱各權責單位)應研訂內部控制制度共通性作業範例，供各機關參採，為使各權責單位研訂作業明確及一致，特訂定本規範。 為強化共通性作業之內部控制，各權責單位應就各級機關作業層級，考量業務之性質、重要性及其風險性，並針對監察院糾正(舉)、彈劾案件、審計部臺灣省臺東縣審計室建議改善事項、上級與權責機關督導與機關實施自我評估及近期外界關注事項等涉及內部控制缺失部分，檢討擬訂共通性作業項目，必要時得會商相關機關決定之。 共通性作業範例之製作，應秉持有效實用原則，將控制作業併入作業流程中設計；另為求格式一致，共通性作業範例以作業流程說明表為主，作業流程圖為輔，且皆以A4直式橫書表達。相關設計原則如下： (一)作業流程說明表(範例如附件一) 1.作業流程說明表之各欄名稱，依序為項目編號、項目名稱、承辦單位、作業流程說明、控制重點、法令依據與使用表單。 2.項目編號為4碼，前兩碼為英文字母，第1碼為共通性作業代號(如表1)，第2碼為內部製作單位代號，由各權責單位自訂；後兩碼為流水編號，以阿拉伯數字由01開始。 表1：共通性作業項目編號第1碼代號 共通性作業項目 權責單位 第1碼代號 出納業務 財政及經濟發展處 D 財產管理業務 財政及經濟發展處 D 政風業務(貪瀆防弊處理、廉政建設…) 政風處 M 主計業務（概算籌編、預算案審查、收支內部審核、會計報告及決算編製、統計調查管理…） 主計處 L 人事業務（人員進用、薪資、福利、退休…） 人事處 K 行政管考業務（施政績效評估、年度施政計畫管理、風險管理…） 計畫處 J 採購業務（政府採購及其管理作業…） 建設處、行政處 E、B 資訊安全業務 計畫處 J 3. 項目名稱：為本府各機關具共通性業務之名稱，如單位會計報告編製作業。 4.承辦單位：預設為各權責單位之科別單位，如○○處(局)○○科(室)。 5.作業流程說明：應列明詳細步驟、作業時程、重要經驗及應注意事項，且對於關鍵性及重要性之程序或文字可以加底線或文字加粗之方式標明。 6.控制重點：應列明必要之程序、步驟或應予特別重視之作業或法令規定等重要環節。 7.法令依據：承辦該項業務時需引用、依據或參考之法令、規定等名稱及條文序號，如預算法第八十七條；如無，則寫略。 8.使用表單：為內部行政作業所需使用之表單，除明列表單名稱外，應隨附表單範例供參，於表單範例右上方標註參考範例字樣；如有多張表單或附件者請依流程說明提到之順序依次編號，附件請排列於表單之後。 9.作業流程說明表之項目符號編寫原則，如一、(一)1.(1)。 (二)作業流程圖(範例如附件二) 1.作業流程圖之繪製可利用電腦word軟體中之快取圖案-流程圖或使用其他軟體，並依欲表達之意義選取符號(如表2)。 符號 名稱 意義 準備作業（Start） 流程圖開始 處理（Process） 處理程序，圖示上半部表示工作內容，下半部表示執行單位或人員 終止（End） 流程圖終止 決策（Decision） 不同方案選擇 路徑（Path） 指示路徑方向 文件（Document） 輸入或輸出文件 符號 名稱 意義 多重文件(Multiple Document) 輸入或輸出數件文件 已定義處理(Predefined Process) 流程圖中若有參考到其他已定義流程，可使用此圖示，不必重複繪製 連接（Connector） 流程圖向另一流程圖之出口或從另一地方之入口 註解(Comment) 表示附註說明之用 (表2)作業流程圖符號說明表 2.作業流程圖須以單一入口與單一出口繪製路徑符號避免互相交叉項目編號 LB02 項目名稱 單位會計報告編製作業 承辦單位 會計單位 作業流程說明 一、每月終了根據記帳憑證過帳，並核對各明細分類帳與總分類帳相符後，據以編造下列會計報告： （一）根據總分類帳編製歲入（出）類平衡表、歲入（經費）類現金出納表。 （二）根據歲入預算科目明細分類帳編製歲入累計表。 （三）根據以前年度歲入保留數明細分類帳編製以前年度歲入保留數餘額表。 （四）根據歲出預算明細分類帳編製經費累計表。 （五）根據以前年度歲出保留數明細分類帳及編製以前年度歲出保留數餘額表。 （六）根據平衡表各科目明細分類帳編製平衡表各科目明細表。 二、簽收金融機構所送之公庫存款對帳單後，送出納單位核帳。 三、就會計報告所列歲入繳庫、可支庫款與保留庫款之科目及金額，分別與公庫代庫