行政院推动乡土语言教育跨部会协商会议议程-金门县政府.docVIP

PAGE PAGE 1 金門縣政府內部控制制度共通性作業範例製作原則 中華民國103年11月20日 府主審字第1030096347號函 依據金門縣政府推動內部控制實施計畫第四點第二款規定，金門縣政府(以下簡稱本府)財政處、行政處、人事處、政風處及主計處(以下簡稱各權責單位)應研訂內部控制制度共通性作業範例，供本府各機關（單位）暨所屬各機關、學校（以下簡稱各機關）參採，為使各權責單位研訂作業明確及一致，特訂定本製作原則。 為強化共通性作業之內部控制，各權責單位應就各機關作業層級，考量業務之性質、重要性及其風險性，並針對監察院糾正(舉)、彈劾案件、審計室建議改善事項、上級與權責單位督導與機關實施檢查評估及近期外界關注事項等涉及內部控制缺失部分，檢討擬訂共通性作業項目，必要時得會商相關機關決定之。 共通性作業範例之製作，應秉持有效實用原則，將控制作業併入作業流程中設計；另為求格式一致，應以A4直式橫書表達；其作業流程並以作業流程說明表為主，作業流程圖為輔，作業流程簡單者，可不另製作流程圖。相關作業流程之設計原則如下： 作業流程說明表(範例如附件1) 作業流程說明表之各欄名稱，依序為項目編號、項目名稱、承辦單位、作業流程說明、控制重點、法令依據與使用表單。 項目編號：共4碼，前二碼為英文字母，第1碼為共通性作業代號(如表1)，第2碼為內部製作單位代號，由各權責單位自訂，後二碼為流水編號，以阿拉伯數字由01開始，先就主管機關以外之作業層級項目全數編號完竣後，再接續主管機關作業層級之編號。 作業範例 權責單位 第1碼代號 出納業務 財政處 A 財產管理業務 財政處 B 採購業務（政府採購及其管理作業…） 行政處 C 人事業務（人員進用、薪資、福利、退休…） 人事處 D 政風業務(貪瀆防弊處理、廉政建設…) 政風處 E 行政管考業務（施政績效評估、年度施政計畫管理、風險管理…） 行政處 F 資訊安全業務 行政處 G 主計業務（概算籌編、預算案審查、收支內部審核、會計報告及決算編製、統計調查管理…） 主計處 H (表1)共通性作業項目第1碼代號 項目名稱：為本府所屬各機關具共通性業務之名稱，如單位預算分配作業。 承辦單位：預設為使用機關之二級單位，如○○處○○科。 作業流程說明：應列明詳細步驟、作業時程、重要經驗及應注意事項，且對於關鍵性及重要性之程序或文字可以加底線或文字加粗之方式標明。 控制重點：應列明必要之程序、步驟或應予特別重視之作業或法令規定等重要環節。 法令依據：承辦該項業務時需引用、依據或參考之法令、規定等名稱及條文序號，如預算法第八十七條；如無，則寫略。 使用表單：為內部行政作業所需使用之表單，除明列表單名稱外，應隨附表單範例供參，於表單範例右上方標註參考範例字樣；如有多張表單或附件者請依流程說明提到之順序依次編號，附件請排列於表單之後。 作業流程說明表之項目符號編寫原則，如「一、(一)1.(1)」。 作業流程圖(範例如附件2) 流程圖之繪製可利用電腦word軟體中之快取圖案-流程圖或使用其他軟體，選取各種圖示繪製，表列常用圖示並說明如下：(如表2)。 符號 名稱 意義 準備作業（Start） 流程圖開始 處理（Process） 處理程序，圖示上半部表示工作內容，下半部表示執行單位或人員 決策（Decision） 不同方案選擇 終止（End） 流程圖終止 路徑（Path） 指示路徑方向 符號 名稱 意義 文件（Document） 輸入或輸出文件 多重文件(Multiple Document) 輸入或輸出數件文件 已定義處理(Predefined Process) 流程圖中若有參考到其他已定義流程，可使用此圖示，不必重複繪製 連接（Connector） 流程圖向另一流程圖之出口或從另一地方之入口 註解(Comment) 表示附註說明之用 (表2)作業流程圖符號說明表 作業流程圖之繪製格式 流程圖符號繪製排列順序為由上而下，由左而右。 處理程序分為上下欄位，上方欄位請以阿拉伯數字，由1開始，依處理流程排列順序編號，以動詞＋受詞及簡明扼要敘述為原則；下方欄位表示處理程序之單位。 【範例】 2. 2.核對各明細分類帳與總分類帳相符 會計單位 會計單位 作業流程若屬平行作業關係，其編號請多加一碼（如2.1，2.2等依序編號），並宜排列在流程圖同一高度，而下一個作業流程編號，則自動增加1。 【範例】 5.1將自系統列印及支付 5.1將自系統列印及支付機關提供之對帳單與帳列歲入繳庫、可支庫款與保留庫款之科目及金額詳予核對，如有差異，應編製差額解釋表，附入當月會計月報 5.2將銀行存款對帳單與帳列數詳予核對，如有差異，應編製差額解釋表送會計單位 出納單位會計單位 出納單位 會計單位 6.檢查對帳單與帳列數之差異 6.檢查對帳單與帳列數之