机械工业管理体系文件编制方法简介.docxVIP

一、OHSMS文件的结构层次与编写原则1．OHSMS文件的结构层次（1）结构的分类①分为三类：即管理手册（A层次）、程序文件（B层次）、作业文件（C层次）。②分为四类：即管理手册、程序文件、作业文件、纪录。结构选择时，应充分考虑与组织的质量管理系统（ISO9000）文件、环境管理体系（ISO14000）文件结构的兼容；还应充分考虑组织的性质、规模、技术要求以及人员素质等情况。建议按管理手册、程序文件、作业文件三个层次分类，但最终的选择应由组织根据自身情况确定。（2）各层次文件的内容A层次（OHS管理手册）：阐述组织的OHS方针、目标，概括性、纲领性地描述组织的OHSMS，包括或引用程序文件。B层次（OHS程序文件）：描述为实施OHSMS各要素所涉及到的各职能部门的活动。它起着承上启下的作用，对上它是OHS管理手册的展开和具体化，使管理手册中原则性和纲领性的要求得到展开和落实；对下它应引出相同的支持文件，包括作业文件和记录文件等。C层次（OHSMS作业文件）是详细的作业文件。它是程序文件的进一步展开和细化，通常将其统称为支持性文件，包括作为指导书、计划、记录等。支持性文件在OHSMS中所占的数量最多，涉及面广，它针对OHS有关的各项活动规定了具体的技术要求和实施细则，因此，它是OHSMS运行的基础，组织在建立OHSMS时，千万不能忽视支持性文件的补充和完善。（3）对层次的理解①这种层次的划分不是唯一的。组织建立OHSMS、设计体系文件结构时，可以根据组织的特点和需要去确定文件层次的划分。②这种文件层次的划分并不是表明哪一层次的文件重要。应该说作为OHSMS文件的一部分，各层次文件相互依存，缺一不可。③标识文件间的相互关系。管理手册阐述组织的OHS方针、目标、组织机构以及OHSMS的要求；程序文件作为管理手册的支持性文件，描述各部门如何去进行安全卫生工作以达到规定的要求，每项活动具体技术细节，则又可在作业文件中体现。因此，各层次的文件尽管分开，但内容可以相互引用，下一层次的文件内容不应与上一层次的文件内容相矛盾，而且在描述上应更详细、更具体。④表示文件的相对数量。对于一个组织，管理手册只是一种或几种，而程序文件、作业文件和记录的数量则是自上而下逐渐增加的。⑤文件管理的需要。对于不同的文件，其发布和控制的部门、方式可能会不同，因此划分文件的层次可以更有效地对其进行控制和管理。2．OHSMS文件编写的核心思想与原则（1）核心思想：写你要做的、做你所写的、记你所做的。换言之，做不到的勿写，写过的必做，做过的必记。或者为：该写的必须要写，写了的必须去做，做了的必须留下真实的凭证。然而，真正达到核心思想的要求且长期持续改进，乃是很难的。（2）系统性原则①程序文件的数量和覆盖面应符合《试行标准》和《实施细则》对全部要素的要求和组织的实际需要；②各层次文件均应作到接口清楚、结构合理、协调有序；③各层次文件应涉及OHS管理体系一个逻辑上独立的部分；④所有的文件均应按统一规定的方法编辑成册；（3）法规性原则①体系文件应遵循国家及机械行业颁布的法规、标准要求；②组织制定的OHSMS文件，是组织的法规性文件，必须严格执行；③文件的修改、废止均应按规定的OHS管理程序进行；（4）协调性原则①体系文件的所有规定应与组织的其它管理规定相协调；②体系文件之间应相互协调；③体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；④体系文件的各种职责应清楚，避免不协调或职责、权限不清。（5）见证性原则①向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织OHSMNS的运行情况；②对审核来讲，体系文件可作为下列方面的客观依据：A.符合国家、机械行业的法律、法规和标准；B.危险因素已被辩识、评价和有效控制；C.所有涉及的活动均有程序予以规定和控制；D.运行正常、绩效明显，及持续改进承诺的实现。（6）适用性原则①体系文件应根据《试行标准》和《实施细则》的要求、组织的规模、生产活动的具体性质采用不同的形式；②体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；③文件的所有规定，在实际工作中都能得到有效贯彻。（7）唯一性原则①对于一个组织，其OHSMS文件是唯一的；②通过清楚、准确、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；③决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；④不同组织的文件可具有不同的风格。二、OHSMS文件编写的方式1．编写的方式（1）自上而下依次展开的方式。按管理手册、程序文件、作业文件（记录）的顺序编写，这有利于上一层次文件写下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。（2）自下而上编写方式。按支持性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原来管理基础较好的组织，但是必然有总体设计方案，否则容易出现混乱。（3）从程序文件