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基于办公自动化系统管理和功能研究 　　办公自动化系统（Office Automation 系统即OA 系统）是现代利用电脑进行全自动的办公，目的是提高效率，它利用现代计算机和网络通信技术，使办公管理人员、硬件资源和办公系统共同完成各种办公管理应用，使办公应用和业务管理更加灵活和具有时效性，从而使工作得到标准化管理，效率和质量得到增强。OA 系统基于网络技术，以工作流为核心，实现资源共享，OA 系统作为现代化网络系统能够快速方便的进行全方位信息交流和处理。 一、办公自动化系统的基本功能与总体目标 办公自动化系统应该具备以下基本功能：首先，OA系统必须具备能够显著减少重复劳动，提高工作效率的功能，这是基本功能；其次，OA系统能够实现工作程序系统化，内部文档无纸流转，最大限度降低文档传递中的错误，加快办公文档的周转和处理速度，使各项工作基本达到规范化、标准化，现在大多企业基本都能达到这个程度；再次，OA系统可以监控流转中的文档传递过程，能够及时的发现和掌握工作中存在的真实问题，找出环节中的瓶颈，为领导的科学管理提供可靠的依据；最后，OA系统可以有效的搜集与政府机关或企业有关的信息，对其进行分析研究，提高信息的综合利用能力。综上所述，一个比较优秀的OA系统，必须为工作人员提供一个集成化的、多功能的办公桌面环境，同时具备以上四个方面的功能。 总体实现的目标是：利用现代化计算机技术和网络通信技术，建立各部门能够与其他计算机网络进行信息交流的办公自动化系统和信息网络，通过信息高质量和高效率的网络传输，使得办公和领导决策真正实现现代化办公和科学化决策。 二、功能分析 系统的主要功能概述如下： 1.用户身份验证模块。本系统功能开发与设计，是完全针对公司内部进行办公管理以及为各部门员工提供便捷的电子化交互平台搭建的。用户身份验证模块是公司办公自动化管理系统重要组成部分之一，它主要功能是在系统用户进入系统时的身份验证，以防止公司重要资料的泄露。 2.电子邮件模块。该模块用作当前的登录用户给系统内的其他用户发送电子邮件，并可以查看其他用户发来的电子邮件。本模块中应该保存的信息：接收者、发送着、消息内容＼、发送时间。 3.人力资源模块。本模块主要是对系统注册用户的档案进行管理，可以查看所有注册用户相关信息，而对部门设置和岗位设置则只有系统管理员才有权限。 4.用户管理模块。该模块用作当前的登录用户查看和修改自己注册信息。本模块中用户信息包括：用户ID、权限、密码、用户姓名、联系方式、及创建时间。本模块还可以注册新用户同样包括上述信息。 5.通讯管理模块。该模块分为个人通讯录和公司通讯录，个人通讯录用作每一个登录系统的用户维护通讯录中需要保存的信。息有姓名、性别、手机、E-mail地址、QQ号码、公司、家庭住址、邮编。通知本模块个人用户可以自由维护个人的基本信息以及自由添加联系人信息；可以方便查询联系从，可以修改或删除某一个联系人。公司通讯录则只用于查看及添加通讯录个人通讯录中，以方便公司内部的联系。 6.系统管理模块。本模块只有管理员以及部门经理登入才能显示，为了公司内部资料的必威体育官网网址。本模块用于所有用户信息管理、审批管理、分发公文以及新建管理员。对公司重要文件进行发放及整理。 三、模块功能介绍 系统主要包括以下功能模块： 系统登录模块：主要用于用户登录管理。 日常管理模块：主要包括收文管理、发文管理、批示管理、会议管理、公共信息管理、个人办公管理、人事管理7部分。 业务管理模块：主要包括生产报表管理、采购计划管理、库存管理、指标情况管理4部分。 用户管理模块：主要包括超级用户、普通用户两种登录情况。超级用户包括用户添加、用户修改（所有用户）、用户注销3部分普通用户包括用户修改（个人信息进行修改）、用户注销2部分。 四、系统设计 1.中小企业的办公自动化系统采用结构化与原型法相结合的方法 这种综合法的优点是它兼顾了结构化开发方法开发过程控制性强的特点以及原型法开发周期短、见效快的特点。采用两者结合的形式进行系统的开发时，采用了结构化生命周期法的设计思想，即自顶向下，从总体到部分，合理划分系统的结构，设计数据库模型。在系统的分析与初步设计上采用原型法做出原始模型，根据实际反映的情况，继续按结构化生命周期法进行系统的详细设计及其实施与转换、系统维护与评价阶段的工作。合理采用综合法，使开发过程更具灵活性，往往会取得更好的开发效果。 该系统是基于 B/S（Browser/Server，B/S）架构的三层体系结构，即浏览器和服务器结构。它是随着Internet技术的兴起，对C/S结构的一种变化或者改进的结构。在这种结构下，用户工作界面是通