安徽华普会计师事务所业务档案管理实施细则.docVIP

石家庄冀信会计师事务所 业务档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范本单位业务档案管理，有效保护和利用档案，明确业务档案归档内容、归档形式（方法）、保管期限、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项，根据《中华人民共和国档案法》档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人都要在移交表上签章。移交人必须办完移交手续后方可任何人不得拒绝归档或据为己有 （5）审计档案的归档内容参考格式见附件一，验资档案的归档内容参考格式见附件二。 （6）整理好的底稿要经过项目负责人和部门负责人签字后，交付给本单位档案管理部门。 2. 档案专职管理人员整理。档案专职管理人员的整理相当于业务档案的最终把关，要严格按照业务档案的内容和底稿中的目录顺序做进一步整理。在整理过程中要注意以下事项： （1）要拆除底稿中所有的金属物，以防装订时发生意外。 （2）纸张超出规格的，在不影响资料完整的前提下可剪裁，不能剪裁的可加以折叠，折叠的纸张要确保装订后不影响阅览全部内容；破损、卷角、折皱、装订线过窄和纸张小于规格的，要用白纸予以裱衬；传真资料要复印后才能装订。 （3）如发现底稿中有问题，如：审计人员、项目负责人没有签字，主要归档资料不全、页码混乱等，要及时将档案退回给相关人员，补齐后重新整理、验收。 第八条 业务档案登记。档案管理人员在整理业务档案的同时应填好《业务档案登记表》。《业务档案登记表》上的主要信息应与本事务所的《发文记录》保持一致。 1. 审计报告《业务档案登记表》应包括：序号、防伪标识编号，报告文号、签发人、项目负责人、业务助理和签发日期，被审计单位名称、地址、联系方式、资产总额，审计类型（专项审计或年报审计等）和报告类型（标准意见或保留意见等），收费情况等信息。 2. 验资报告《业务档案登记表》应包括：序号、防伪标识编号，报告文号、签发人、项目负责人、业务助理和签发日期，被验资单位名称、地址、联系方式、注册资金、验资目的和收费情况等信息。 3. 利用计算机登记的，为防止停电或计算机故障等因素影响档案的使用，每次登记后应及时形成纸质文件。 第九条 业务档案装订和护封。将整理并登记好的底稿进行装订、打页码，并附封皮、封底。 1. 装订。装订要做到牢固、整齐、美观，不压字，不漏页，不影响阅读。 2. 打页码。 3. 护封。业务档案的封面应有事务所的全称、业务单位全称、报告文号、卷数、页数、入档盒号、审核人和立卷人盖章、存档日期等。应用黑色水笔、正楷字体填写以上内容，字体要清楚工整。 4. 档案管理人员应及时将已移交的业务档案进行整理、登记和装订。 第十条 业务档案装盒。档案装订、护封后应及时装盒。档案盒封面写清事务所名称、档案类型（验资或审计）和年号；档案盒脊部写清档案类型、年号、档号、卷数和盒流水号等内容。 第十一条 业务档案的码放。档案盒应以档号从小到大、从上往下、从左往右的顺序码放,档案码放不得过挤，方便于档案的借阅和整理。 第四章 业务档案的管理 第十二条 业务档案的保管 1.业务档案上柜存放后要妥善保管。为了方便使用，不同种类（审计或验资等）的档案应相对集中存放；档案柜上应插有注明柜号、档案种类、年号、档号的卡片；对于档案较多的事务所应做档案查找索引，该索引只要包含档案（审计或验资等）的年号、柜号、层号，有些比较特殊的档案需要单独存放的，可在备注栏中注明。 2. 电子档案的保管。电子文档或者其他介质的业务档案，本单位采取适当措施保证信息的完整性和有效性。为便于复核，可以将以电子或其他介质形式存在的审计工作底稿通过打印等方式，转换成纸质形式的审计工作底稿，并与其他纸质形式的审计工作底稿一并归档，同时，单独保存这些以电子或其他介质形式存在的审计工作底稿，由各业务部门指定专人负责收集整理，每年度结束后，档案管理人员应当汇总全所的电子文档进行刻盘归档，按类型、年份、档号集中存放，妥善保管。 第十三条 业务档案的借阅与查阅 1．本所业务部门因工作需要借阅档案的，须经本部门负责人同意；非业务部门因工作需要借阅档案的，须经本单位负责人批准，然后在档案管理人员处办理借阅手续，方可借阅。借阅后应及时归还，最长期限不得超过一周，自借阅当天起算。 2．公安机关、法院、检察院依法履行职责需了解有关情况，应同时出示介绍信和能够证明经办人身份的证件，经本单位负责人同意后，才能办理查阅手续。 3. 接受注册会计师协会和监管机构依法进行的质量检查，出示介绍信和能够证明经办人身份的证件，经本单位负责人同意后，才能办理借阅手续。 4. 在不损害执行业务的有效性和损害独立性的前提下，本单位可自主决定是否允许客户获悉部分档案的内容，经办人员需说明合理的理由和提供介绍信、能证明身份的证件。 5．借阅