办公自动化实用教程（第2版）周贺来 教学课件2.pptVIP

第 2 章 办公中的文字处理 【本章导读 】 本章首先介绍了文字处理的基本知识； 然后通过一个 “招录公务员通知”文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程， 以制作“通知”公文为例介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范， 以制作 “报考简章”为例，介绍了复杂文档制作的相关知识。 【本章要点】 文字处理软件的操作流程 文档的录入、编辑和排版 文档的页面设置与打印操作 利用向导制作办公公文 常用公文格式与处理规范 大纲视图的使用方法 多级标题符号的设置 样式的设置与使用 2.1 文字处理工作概述 2.1.1 文字处理及其文字处理软件 下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。 文字处理软件的主要功能 1．文件存储 2．内容编辑 3．简单排版 4．输入校验 5．输出 6．提供输入／输出接口 7．对象的嵌入与链接 2.1.2 文字处理软件的操作流程 2.2制作简单的“招录通知” 2.2 利用一般文档处理流程制作“招录通知” 2.2.1 启动Word并作相关设置 1．启动Word软件 2．工具栏的设置 （1）工具栏简介 （2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开 （3）工具栏的显示或隐藏 2.2.2 文字和符号的录入 1．选择汉字输入方法 2．文本内容的输入 3．特殊符号的录入 4．文档录入后的联机校对 2.2.3 文档内容的编辑和保存 1．光标定位 2．选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 （3）使用看不见的选择栏 （4）利用快捷键操作选取 （5）文档内容的扩展选取 （6）选定的简化 2.2.3 文档内容的编辑和保存 3．修改文本技巧 4．复制、移动、删除文本 （1）利用快捷键 （2）菜单方法 （3）工具栏按钮方法 （4）鼠标拖动方法 5．“选择性”粘贴的作用 6．撤消和恢复操作 2.2.4 字体与段落格式排版 文档中字体和段落的格式排版包括字体、字号、字型、文字效果、字间距以及段落对齐、缩进、段间距、段前距、段后距等的设置。基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。 另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。 2.2.5 文档的页面设置 1．设置纸张大小和方向 2． 调整页边距 3．设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式 4．确定每页中的行数和每行的字符数 2.2.6 打印效果的预览 “招录通知”排版完成后，在打印之前，可以使用Word提供的打印预览功能查看整体效果，如果对预览的效果不满意可以进行修改。 与Word默认的页面视图相比，打印预览视图可以更真实地表现文档外观。在打印预览视图中，可任意缩放页面的显示比例，也可同时显示多个页面。 2.2.7 文档的打印输出 1．打印操作的基本步骤 2．打印操作的其他方式 （1）文档的快速打印 （2）一次连续打印多篇文档 （3）“打印”对话框中其他常用项目设置 3．文档打印操作时的相关问题 （1）打印功能选项和设置打印机属性设置 （2）暂停和终止打印 2.2.8 文档的网上发布 2.3 办公文字处理规范及其公文向导应用 2.3.1 办公室文字处理的基本规范 1．公文种类 2．公文格式 3．公文用纸 4．公文用字 5．公文书写 2.3.2 利用公文向导制作招录通知正文 所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件，它由一系列对话框组成，只要按步骤逐一完成，就可以得到符合自己要求的文档。在Word中，为了制作公文的方便，专门设计有“公文向导”。 具体步骤参见教材 2.4 制作“报考简章”复杂文档 2.4.1 Word视图方式简介 Word提供了几种不同的视图方式，各种方式具有不同的功能，不同的视图方式对文档的编排是有影响的。一般使用比较多的是页面视图、Web版式视图和大纲视图，其中页面视图是Word使用时候的默认视图方式。 2.4.2 利用大纲视图输入报考简章各级标题 在编排报考简章之前，制作人员心中对其体系结构应该有个大致想法，如整体分为几个部分，每个部分说明哪几个问题，每个问题主要包括哪几项内容。这构成了复杂文档的多级标题结构。根据上面的分析，为了便于文档内容的组织和维护，下面先利用大纲视图输入报考简章的各级标题。 2.4.3 复杂文档的文字快速录入技巧 1．借助外部设备 2．自己定义新词 3．利用自动图文集 4．善于使用自动更正 5．巧妙利用替换功能 6．掌握一些汉字输入方