办公自动化实用教程（第2版）周贺来 教学课件6.pptVIP

第 6 章 办公中的演示文稿制作 【本章导读】 在一些办公业务中，如会议发言、单位介绍、产品说明等，经常有一些复杂的内容难以用语言描述，此时最好的办法是事先准备一些带有文字、图形、图表甚至视频、动画的演示文稿，用来阐明论点，然后在面向观众播放这些幻灯片的同时，进行更详细的讲解。 本章主要介绍如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。 【本章要点】 PowerPoint功能特点 演示文稿的主要术语 演示文稿的创建方法 演示文稿中文字的编排 演示文稿中各种对象的添加 演示文稿的编辑与修饰 演示文稿的放映设置 演示文稿的显示与打印 6.1 PowerPoint演示文稿及其制作术语 6.1.1演示文稿的办公应用 当进行学术交流、产品展示、工作汇报等场合需要介绍一个计划、一个观点或做报告进行演讲时，最好的办法是事先准备一些带有文字和图表的演示文稿，用来阐明自已的主要论点，然后在面向观众播放演示文稿中幻灯片的同时，可以进行更详细的讲解。 6.1.3演示文稿制作时的几个术语 （1）演示文稿：PowerPoint文件称为演示文稿，默认扩展名为.ppt。 （2）对象：是PowerPoint幻灯片的组成元素。 （3）版式：是幻灯片中指对象的布局格式。 （4）母版：母版包含着每个页面上所需要显示的对象。 （5）配色方案：是一组可以用于演示文稿的预设颜色，也可用于表格和图表 。 （6）模板：是一个已经保存的演示文稿文件。 6.1.4演示文稿的设计原则 制作演示文稿的目的是给观众演示，能否给观众留下深刻印象是评定演示文稿效果的标准。为此，在进行演示文稿设计时，一般应该遵循以下设计原则：内容重点要突出、格式设置要简洁、表现形式要直观、导航设计要清晰、颜色搭配要合理、声音效果要适当。 在演示文稿中要尽量减少文字的使用，因为大量的文字说明往往使观众乏味，尽可能使用其他吸引人的表达方式，例如，使用图形、图表、示意图来表现。如果可能，还可以加入声音、动画、影片剪辑等，来加强演示文稿的表达效果。 6.3演示文稿的创建 建立演示文稿时，一般按照以下的基本步骤进行操作： 1．作好准备工作，搜寻相关素材、理清整体思路、确定整体风格。 2．选择用来表现内容的模板，并确定各个幻灯片的适当版式。 3．建立各个幻灯片，并在幻灯片中加入标题、正文等文字对象 。 4．在幻灯片中加入图片、表格、图表、结构图、图形、声音、影片等对象。 5．对幻灯片中各个对象的内容进行编辑、排版、设置动画效果。 6．设置幻灯片之间的切换效果、超级链接、导航按钮、动作设置等。 7．设置幻灯片的放映方式，并在需要时进行打包操作处理。 6.3.1 PowerPoint的界面组成 6.3.2 快速创建演示文稿框架 6.3.3幻灯片中文字的编排 6.3.4 幻灯片中多媒体对象的添加 6.3.5 幻灯片中旁白的录制 6.3.6 幻灯片中表格与图表的添加 6.3.7 幻灯片中组织结构及其他对象的添加 6.4 演示文稿的修饰与编辑 6.4.1 幻灯片中对象的编辑 6.4.2 幻灯片的复制、移动与删除 6.4.3 演示文稿模板的设计和更换 6.4.4幻灯片版式的更新 6.4.5 幻灯片背景的修改 6.4.6 幻灯片配色方案的修改 6.4.7 演示文稿母版的设计 幻灯片中对象的编辑(1) 幻灯片中对象的编辑(2) 幻灯片中对象的编辑(3) 演示文稿模板的设计和更换(1) 演示文稿模板的设计和更换(2) 幻灯片版式的更新 幻灯片背景的修改 幻灯片配色方案的修改(1) 幻灯片配色方案的修改(2) 演示文稿母版的设计(1) 演示文稿母版的设计(2) 页眉页脚的添加 6.5 演示文稿的放映设置 放映方式的设置 切换效果的设置 动画效果的设置 超级连接的设置 自定义放映的设置 放映方式的设置(1) 放映方式的设置(2) 放映方式的设置(3) 切换效果的设置(1) 动画效果的设置(1) 动画效果的设置(2) 超级连接的设置 自定义放映的设置(1) 自定义放映的设置(2) 6.6 演示文稿的的显示与打印 3. 演示文稿的打印 6.7 演示文稿的其他常用操作 6.7.2 将演示文稿保存为放映格式 如果仅仅为了放映，而不是编辑演示文稿，那么还可以将演示文稿保存为放映格式。操作步骤如下： 1．打开一份编辑好的演示文稿； 2．执行“文件”／“另存为”命令，弹出“另存为”对话框； 3．在“保存类型”下拉列表中选中“PowerPoint放映”项； 4．选择存储位置并输入文件名称； 5．单击“保存”按钮，将生成一个扩展名为.pps的文件。 6.7.3 将演示文稿保存为Web格式 1．设置Web页的默认格式 2．把.ppt 格式文稿转换为.html 格式文档 3．用web 浏览器观看web格式