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Amphenol RF Asia Beyond超越 RF * 浙江凯迪汽车部件工业有限公司 文件管理培训 制作：李付平 Frank.li * 目录: 1.系统文件分类; 2.文件分发流程; 3.文件修订/废止/补发流程; 4.文件存档目视管理; 5.目视管理案例分享. * 系统文件分类 文件分类: 按控制方式分:受控文件/参考文件/管理文件 依文件类型分:內部文件/外來文件 外来文件包括:国际或国家标准/法律法规/行业标准/地方行政法规/客户特殊要求/客户GP要求/客户图面及其它要求. 内部体系文件: 管理类文件:经营计划/经营目标和指标/过程绩效及实施方案/乌龟图汇总/EM/EP/EWI/QM/QP等 各單位文件:控制计划/FMEA/单位管理规范/现场作业指导书/检验规范/设备操作规范/校准作业/设备维护保养等 * 系统文件管理培训 內部文件分类: EMS 和OHSAS文件:如 EM/EP/EWI 以表格为模板而编制的一类特殊类型文件:如环境及健康安全目标指标及实施方案表/环境及健康安全风险评分基准/环境因素识别与评价清单/重要环境因素及危害源因素. QMS 文件:经营计划/经营目标指标及实施方案/过程绩效汇总/乌龟图汇总/客户特殊要求文件/QM/QP/WI 以表格形式套用的三级文件:如图面/工艺图/流程图/FMEA/检验规范/设备维护保养规范/现场操作指导书等。 * 新增文件分发流程 文件编写 文件审批 文件审准 文控登记编号 文件分发 申请需求部门 直属上司/单位主管审批 二级:管代审批 三级:部门经理 文控中心 文控中心 各单位文员 注意文件格式或套用表格格式类型 审查文件与实际运作是否相符或文件间是否有冲突 审查文件与实际运作是否相符或文件间是否有冲突 文件编号/版本/格式/副本分配/索取电子档 登记/分发/旧版回收/索引/建目录/存档/目视管理 分类别/建目录/索引/目视管理 存档 流 程 责权单位 注意事项 * 文件修订/废止 工作流程 流程 责任部门 注意事项 文件修订/废止 文件审批 文件核准 文控登记 文件分发 修订单位提出需求 直属上司/单位主管 二級:管代核准 三級:部门经理核准 文控中心 文控中心 文件存档 各单位/文控 填写变更废止申请单/同时注意文件格式和版本 审查文件与实际运作是否相符及文件间是否有冲突 审查文件与实际运作是否相符及文件间是否有冲突 文件记录总览表/版本/格式/ 更新文件收发管制表/版本/格式/副本分配 旧版及时回收/废止/ 旧版回收 文控/各单位 及时存档/更新目录/建立索引 * 文件申请或补发流程 流程 责权单位 注意事项 补发或新增申请 审核 核准 文控登记 文件分发 需求单位申请 單位主管 管理代表批准 文控中心 文控中心 文件存档 单位文件管理员 文件新增/补发申请单 确认是否需要 再次确认评估是否需要 记录到文件记录总览表上 更新文件收发管制表 分类别建立目录/索引 * 文件存档规范化管理(开展文件 5 S 管理) 整 理 整 顿 清 扫 清 洁 素 养 P D C A 1.将文件分类 2.配置适当的文件柜 3.计划每层放置文件类型4.设定文件夾配置及文件存档 1.定期清理文件柜以防虫蛀/防湿/防损坏/防污抠 1.及时将旧版文件回收； 2.及时更新文件索引2.及时处置旧版文件 1.将有用文件和没用文件分开 2.将作废文件或旧版文件与有效版文件分开 3.计划所需文件夹 * 目视化文件管理(文件柜存档) 定位管理 颜色管理 将每层文件编号并固定存放位置, 文件柜层与层之间用不同的颜色标识, 文件夹建档/索引管理 文件夹命名 建立目录 文件柜分层 卡纸标识 目录更新 定期维护 * 文件存档改善效果案例分享(图一） * 文件存档改善案例分享（图二） * 文件存档改善案例分享（图三） * 文件存档改善案例分享图片（图四） * 文件存档改善案例分享图片 文件目录及索引（图5） * 培 训 后 要 求： 1.各单位依培训内容对文件进行5S管理; 2.文件柜采用颜色分层管理； 3.文件柜文件采用目视管理； 4.每个文件柜上张贴文件存放目录清单; 5.文控中心核查，确保各单位遵照执行. * * * * * * * * * * * * * * * Amphenol RF Asia Beyond超越