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货物凭据安全工作程序 修订 日期 修订 单号 修订内容摘要 页次 版次 修订 审核 批准 2011/03/30 / 系统文件新制定 4 A/0 / / / 批准： 审核： 编制： 更多免费资料下载请进： 好好学习社区  货物凭据安全工作程序 1.0目的 本程序明确有关收、发、用货物以及成品出贷单据的开具、经手、保存等管制措施，;确保货物交易的文件资料清晰\完整\准确, 手续完善;避免丢失或提交不正确的资料,并能及时通知海关;对运输资料或资料系统的控制以防无许可接触，以免被不法分子利用而造成盗窃或恐怖事件。 2.0范围 3.0主要职责和权 3.1货仓部负责物料/产品收发存单据的记录和控制 3.2船务部负责付运文件资料的外部联络和控制 3.3物料部负责物料/产品收发存单据审批和监控 3.4品管部负责产品/物料质量的记录和控制 3.5各部门负责车间内物料流通的记录和控制 4.0工作程序 4.1付运文件资料的准备和处理 4.1.1如何确保在付运前2天将文件传送给货运公司： 船务部按照客户之交货期跟进生产工场的进度，在规定交货期前3天，如果尚未收到香港写字楼有关付运的资料，则会与香港业务运作部联络沟通，由香港业务运作部与客户联络了解有关之货运公司、走货船期、船公司、货柜等。 在与客户商定好有关产品之付运数量、付运期限确认后，香港业务运作部会发出付运产品之资料Booking传送给货运公司（FAX或专递等方式）。 在走货前2天，船务部一般会收到船公司的一份Booking资料，香港业务运作部会Fax或跟文件袋形式交给船务部，船务部会依此做好出货前的资料Shipment Note给货仓成品组负责人备货，在出货当天船务部会根据实际装运成品开出货物出口单给货仓转交货车司机互相签署，然后签署放行条放车出厂. 4.1.2如何确保收到足够的信息资料（查PO以及与客户联络）： 为了能够准时、准确地交货给客户，做好出货前的准备工作非常重要，为此，统筹出货 的部门－－船务部需要按照客户的走货期，提前做好出货文件资料的准备和跟进生产工 场的进度。为了能够收到足够的出货信息资料，船务部需要根据客户之PO或与客户沟通联络，提前准备好有关货物通关单及出口清单、出口备案合同等，收到Booking资料在走货前2天，资料仍不齐全，则立即需要联络客户、有关部门跟进完成。按期、按时正确准备好出货资料是船务部MBO中的重要一项。 4.1.3如何验证按期付运货物的程序 由船务部根据客户之PO、SI等资料跟进生产工厂之生产落货进度是否符合客户走货期，然后与业务运作部联络预定车辆/货柜。货物有否按期付运主要依据Shipment Note上之走货时间与客户之走货期相比较而得出。Shipment Note上会填写有付运资料（车辆号码走货时间、货物名称、数量、箱数、客方ITEM NO、PO NO、司机装货后签名确认等）。 4.2在付运方面发现、报告和纠正错误文件资料的处理 4.2.1在进入付运工作的过程中，如果发现进出口清单、备案合同、货物出口通关单与实际装运之货物不符时及文件资料有错误等，需要及时更改有关资料（例如重量/数量错误，则需重新填/更改填报出口清单及重新办理通关单等）。 4.2.2正常情况下，香港业务运作部收到客方资料Shipment Plan或Shipping Order，为确保出口资料正确无误，如属新货，船务部需通知货仓先取一箱成品过磅，复测总重量是否跟船务部所填写之出口集中报关清单资料相符，如有不符，不可放车离厂，须立即通知船务部复核是否需要更改资料。 4.2.3货仓收到 Shipment Note及出口清单（即出口集中报关货物申报单）后，在走货前，出货人员必须核对实货与Shipment Note资料是否一致，并核对实货与《成品检验状态纸》数量是否一致，如有不符，立即联络船务部/品管部有关人员查询，否则不可安排装柜，直至有关人员复查OK后方可进行装柜。 4.2.4经货仓复核及于Shipment Note填写上有关车辆资料并签署后，船务部据此开出《发票》给业务运作部董事批准后，由香港业务运作部传送给客户、会计部，香港业务运作部会保存底单。 4.3来料/货物的接收和处理 4.3.1接收来料之运作是：首先根据供应商之送货单核对本厂PO，然后点数秤重，通知IQC作待验,由IQC检验、标识，QC检验合格后转合格仓，并按检验状