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货物文件与单据安全管理程序 修订 日期 修订 单号 修订内容摘要 页次 版次 修订 审核 批准 2011/03/30 / 系统文件新制定 4 A/0 / / / 批准： 审核： 编制： 更多免费资料下载请进： 好好学习社区  货物文件与单据安全管理程序 1.0目的 为了确保公司的C-TPAT反恐安全的文件与记录得到有效的管制，特制订本程序. 2.0范围 C-TPAT反恐安全有关的文件与记录数据. 3.0执行程序 3.1 外来文件的确认与诈骗识别 3.1.1美国海关C-TPAT反恐安全标准由C-TPAT督导员每个月向美国海关C-TPAT网站或第三方认证构查询并下载且由管理者代表签名确认后存文件 3.1.2公司应确保所有业务和货物数据是清晰、完整和正确的（包括计算机系统内数据的安全性 以防止调换、遗失或提交不正确资料相关人员（船务、货仓等）要随机核对与确认 3.1.3公司对客户发来的数据（电邮或传真）如订单唛头及其它技术性数据要给予确认，以防止诈骗确认的方式应通过电话与固定联络人核实 3.1.4成品出货时船务部门必须与运输公司预好货物的运输时间运输车辆到厂时货仓人员必须确认单或是否属实并按船务部门发出托运单进行装载 3.1.5任何与货物处理的相关的文件和记录必须是必威体育官网网址只允许与此工作相关的人才可以接触和处理公司应明确相关人员职责以确保货物文件和记录的必威体育官网网址性和完整 3.1.6如果发现文件不符或者有假文件的诈骗现象必须通知客户海关及当地执法机关及其它利益相关方等 3.2 记录的填写、标识与发出控制 3.2.1各部门根据开展的C-TPAT活动填写相关记录按规定填写字迹清晰真实易于阅读应准确记载相关信息以确保有效地提供给利益相关方及可供追溯 3.2.1C-TPAT记录应明确显示所涉及的相关活动资料并易于识别 3.2.3发关给客户的托运单报关单及其它相关记录必须清晰真实易于阅读 发送后须与客户相关对应人员进行电话确认数据是否收到并核对和确认资料相关内容避免发送的资料被篡改等非法活动 3.2.4对于收发货单据托运成品货单据等资料的原始单据于收发货后次日（最好在二十四小时内）交财务部有关分管负责人 3.2.5货仓部保存货运单据复印件一个在每月月底将所有复印单据交公司存文件对于公司的运输数据和数据系统要严格必威体育官网网址 3.3装船前24小时申报舱单管理规则 3.3.1详见美国海关装船前24小时申报舱单管理规则  东莞培训网