Excel的其它功能.docVIP

1、模板的使用 　　在制作铜器时人们通常都是先把铜汁灌注在一个模子中，然后等铜汁凝固后再取出来进行精细地雕琢，模板的作用同制作铜器的模子大同小异，在建立工作簿时先套用模板，把文档设置成模板设计的样子，然后再进行加工。 　　其实我们一直都在用模板，只是Excel默认的是一个空工作簿模板，因而看不出来。现在我们看看怎么用模板来建立新的工作簿：打开“文件”菜单，单击“新建”命令，打开“新建”对话框，单击“电子方案表格”选项卡（如图1），从模板的列表中选择一个模板样式，单击“确定”按钮，我们就根据这个模板建立了一个新工作簿，可以很容易地看出，工作表的格式已经设置得很好了。 图１ 　　我们经常会自己设置一些工作表的格式，如果这种表经常会用到，就可以用表来保存一个模板：打开我们前面建立的发货表，打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，打开“另存为”对话框，从选择保存的文件类型为“模板”，Excel会自动将目录跳转到默认的模板保存文件夹中，输入模板的名称，单击“保存”按钮，就可以把文档作为一个模板保存起来了。 　　打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在模板的列表中就出现了我们刚才保存的模板，选择它，单击“确定”按钮，Excel就根据这个模板新建了一个工作簿。 2、使用批注 　　打开我们建立的表格，选中这个单元格，打开“插入”菜单，单击“批注”命令，出现一个类似文本框的输入框，在这里输入提示的信息，然后单击工作表中的任意位置，在这个单元格中就出现了这样一个红色的箭头，把鼠标移动到这个单元格上，刚才我们看到的那个批注的提示框就出现了（如图2-3）。 　　 图２　　　　　　　　　　　　　　　图３ 　　插入的批注也可以修改：在单元格中单击右键，从弹出的菜单中选择“编辑批注”命令，批注的输入框出现了，这样就可以对批注进行修改了；删除批注也很简单：在单元格中单击右键，单击菜单中的“删除批注”命令就可以了。 一般来说批注都是显示提示性的信息，如对工作表进行校对时加一个校对的意见等（如图4-5）。 　　 图４　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　图５ 3、修订工作薄 　　校对工作表，Excel还提供了另外一种方式：修订。 打开“工具”菜单，选择“修订”项，单击子菜单中的“突出显示修订”命令，打开“突出显示修订”对话框，选中“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”前的复选框，保证下面的“在屏幕上突出显示修订”复选框是选中状态，单击“确定”按钮，弹出一个对话框，提示我们这样做Excel会进行保存，单击“确定”，就开始修订了。 图６ 　　单击A1单元格，修改一下它的内容，回车确定修改，可以看到在单元格的周围出现了一个蓝色的边框，将鼠标放到这个单元格上，出现了提示(如图6），告诉我们什么人在什么时间和地点将什么内容修改成了什么。 拿到了修订后的工作簿，当然要看看到底都修订了哪些地方，就可以这样做：打开“工具”菜单的“修订”子菜单，单击“接受或拒绝修订”命令，弹出对话框提示要存盘，单击“确定”按钮，出现“接受或拒绝修订”对话框，单击“确定”按钮，这个对话框就变成了这个样子，在对话框中显示了修订的内容，只要对修订内容选择“接受”或“拒绝”就可以了；单击“关闭”按钮就可以回到编辑状态。 4、使用超级链接 　　在Excel中我们可以使用超级链接连接其它的文件或Web地址，也可以粘贴一个电子邮件地址，在用鼠标单击这个地址时自动启动相应的电子邮件程序，发送电子邮件等等。 　　选中要插入超级链接的单元格，打开“插入”菜单，单击“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框（如图7），这里的“显示文字”输入框中显示的就是单元格中的文字；先来插入一个经常去的Web页面：注意左边这个“原有文件或Web页”按钮处于“按下”的状态，在列表中显示出了最近浏览过的页面，我们选择“”，在上面的输入框中显示出了所选择的页面地址；如果列表中没有，你也可以直接在输入框中输入，单击“确定”按钮将这个超级链接设置好；现在将鼠标移动到单元格上，鼠标变成了手的形状，单击，系统就会自动启动浏览器对我们输入的页面进行浏览了。 图７ 　　不过这只是超级链接作用的一个小方面，更多的时候使用超级链接是为了查阅工作表的方便；在A1单元格上单击右键，从弹出的菜单中单击“超级链接”项，选择子菜单中的“编辑超级链接”命令，就可以打开“编辑超级链接”对话框（如图8），单击左边“链接到”列表中的“文档中的位置”按钮，对话框的样子就发生了改变，单击“或在这篇文档中选择位置：”列表中“单元格引用”前面的加号，选择“Sheet2”，在“请键入单元格引用”输入框中就显示出了“A1”，这正是我们想要链接的单元格，单击“确定”按钮设置好链接，现在单击这个单元格，Excel就自动跳转到了Sheet2的A1单元格上。 图８ 　　我