落实广州市8字连锁店有限公司.docVIP

广州市8字连锁店有限公司 商品物资采购管理制度 为了健全企业内部控制制度，促进企业资产质量和资产营运能力的提高，加速资金周转，加强企业的商品物资采购管理，特制订本制度。 一、组织机构与职责 公司成立物资采购领导小组。组长由公司总经理担任，成员由负责商品采购业务和设备耗用品采购业务的分管领导组成。组长全面负责公司物资采购工作，成员负责组织分管业务的物资采购工作。 公司成立物资采购监督小组。组长由公司纪委书记担任，成员由纪委委员组成。监督小组负责公司各类商品物资采购的监督工作。 二、资金支付权限 （一）商品购货的资金支付权限。20万元（含20万元）以下由市场部和财务部总监审核，公司总经理审批；20万元至800万元（含800万元）由市场部总监和财务部审核，公司总经理审批，再由集团总经理审批,当超过200万元的，送岭南财务总监联签，同时加报集团分管领导审批；800万元以上由集团董事长审批。 （二）经营贸易粮油的资金支付。50万元以内（含50万元），由市场部和财务部总监审核，公司总经理审批，由集团财务部审核后先付款，再送集团总经理审批；50万元以上，按审批程序审批后付款。 （三）资产购置权限。单项金额在5万元（含5万元）以下的由经办部门总监及分管领导审核，公司总经理审批；超过5万元的由经办部门总监及分管领导审核，公司总经理审批后，报集团总经理审批；10万元至200万元（含200万元）提交集团总经理会议通过后由集团总经理审批，同时送岭南财务总监联签；200万元至500万元（含500万元）提交董事会通过后由董事长审批；超过500万元按程序报岭南集团审批。上述资产的购置，不包括办公用车和房产的购置。办公用车和房产的购置，报岭南集团审批。 三、采购计划与预算管理 采购部门要提前做好年度采购计划，执行预算管理。商品采购部门制定年度商品销售收入、毛利、通道收入、商品结构调整和供应商管理计划，提前做好年度商品采购预算。物资采购部门按照门店拓展计划，经营管理需要，提前做好年度设备采购预算。执行采购程序，严格控制预算外开支。 四、商品采购业务管理 （一）合同管理 1．依据《中华人民共和国合同法》的有关规定对商品采购合同进行规范管理，公司采取统一的《供货合同》文本，合同文本每年1月份修改更新一次（该文本提交集团聘请的律师审阅）。 2．合同按《8字公司供应商合同签呈、用印及存档管理流程》操作，合同一式四份，供应商留存一份，公司财务部留存一份，办公室存档一份，市场部留存一份并设资料保管员专人集中保管，保管期限三年以上。全部商品采购合同内容统一由专人录入电脑信息系统。 3．品类经理负责对所签订合同的履行、运输、验收、质量投诉等进行跟踪、管理，对供应商有违反合同的事项，根据合同条款进行索赔和罚款；对严重违反合同的向市场部总监提出取消与该厂商（供应商）的合同，由备选协议厂商（供应商）依次替补。 4．凡不属于集团系统内的商品，且没有签订采购合同的，每笔订货业务必须经过市场部总监、总经理审批。 5．签订商品采购合同的厂商（供应商），必须同时签订《廉洁协议书》。 6．财务部依据合同履行收、付款工作，对应当订立书面合同而未订立书面合同的；收款单位与合同对方当事人名称不一致的；不履行合同出现违约的；订立合同后出现诚信问题的；应当拒绝付款。 7．付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部应当在付款单位出具代付款证明后方可付款。 8．在合同履行过程中，供应商所开具的发票必须先由财务部专人进行单据审核，经品类经理和市场部总监签字、总经理审批后，再由财务部总监审核付款。 9．合同的变更和解除。合同在履行过程中，遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变更或解除合同，变更、解除合同的审批权限和程序与合同订立的审批权限和程序相同。涉及经济纠纷的复电、复函，须经总经理审核后方能发出。 10．有以下情形之一的，视情节轻重给予经济处罚、行政处分或追究法律责任：签订无效合同，造成经济损失的；越权签订合同条款，造成经济损失的；越权代理致使合同无效，造成经济损失的；因管理不善，丢失、损毁合同文书文本和有关证据的；发生合同纠纷不及时采取措施，造成经济损失的；放弃追究合同对方的违约责任，造成经济损失的；其他失职行为，造成经济损失的。 （二）新商品引进 1．品类经理与供应商进行初步谈判,供应商提供样品、商品生产许可证或经销证明、商品卫检报告、质检报告、报价单等商品资料。 2．品类经理根据公司的经营定位和门店顾客需求选择需引进新品。 3．品类经理对拟引进新商品在同类便利店的进价进行市场调查,并进行详细的记录。 4．品类经理与供应商再次进行谈判，达成初步协议。 5．品类经理填写商品选择评估表、供应商新品资料表、拟引进新商品在同类便利店的进价资料交市场部总监审批，然后将所有资料留存在市场部资料保