提高公纸质利用率实施方案.docxVIP

泸西分公司办公室提高办公纸质利用率实施方案一、课题背景近年来，随着分公司各项业务的要求，日常中各种纸质单据、文件的使用量和使用频率越来越高，加之部分操作失误也造成了办公纸质的浪费，办公纸质利用率偏低，为坚决贯彻行业“精益管理再上新水平”的发展理念，不断促进分公司提质增效，泸西分公司根据云南省烟草公司红河州公司《2016年精益信息化管理暨系统管理员专业技能提升培训》的通知，特制定此方案。二、QC小组概况小组名称泸西分公司提“纸”增效QC小组课题名称提高办公纸质利用率活动时间2016年5月份-12月份小组人数8人序号姓名学历岗位组内分工1张春伟本科主任组长2罗云华本科副主任副组长3王燕萍大专文秘收集整理4张小兵本科基建管理员收集整理5徐茜本科企业管理员落实实施6赵晓明大专系统管理员技术指导、落实实施7周勇大专内勤员收集整理8姚建明中专车管员收集整理三、现状调查2016年5月份办公室纸量进行抽样统计。打印情况A3（张）A4（张）总数（张）分类（张）单面打印91524人为因素（95）双面打印111728排版错误51621错别字81422保养不及时4812机器因素（28）卡纸51116检查结果：人为因素占了绝大部分，可以通过加强管理来提高办公纸质利用率。四、原因分析1．人为因素：人员责任心不强，复印前没有仔细的检查及校正；纸张管理制度不完善，正反面不能同时使用，操作机器不熟练。２．机器因素：复印机、打印机经常出现卡纸，机器故障，设备不完善，保养不及时。五、要因确认序号确认因素确认方法确认情况结论1正反面不能同时使用资料审查环保意识不清晰要因2操作机器不熟练现场验证操作者的熟练度不同非要因3人员责任心不强分析讨论员工积极性不高非要因4材料筛选资料审查材料质量不统一非要因5设备不完善，保养不及时分析讨论无专人负责保养要因6气候潮湿现场勘查没有专用库房，纸张受潮要因7文件校正率不高分析讨论错误多，易反复修改要因六、课题目标办公用纸数量同比去年减少。七、主要改善内容及措施（一）人为因素控制措施1．单面纸张作废后乱丢乱放。单面纸张作废可做便签、备忘录等，又装订成册作为草稿。2．双面打印不可用的纸张放入碎纸机进行粉碎后就直接倒入垃圾桶和烧毁。双面打印不可用的纸张放入碎纸机进行粉碎后回收。3．未对打印的材料进行严格筛选。对部门打印材料进行严格筛选对不必要打印的材料采取电子办公形式，减少打印数量。4．内部流通的文件材料通过电子版传阅，减少纸质文件的印制数量。5．需传阅的纸质文件，可将其扫描成电子文档，以办公网传递，减少打印纸张的消耗。6．加强对文字的小队和审核把关，避免因校对失误造成的纸张浪费。（二）机器因素控制措施1．定期保养（每个季度）一次复印机、打印机避免造成卡纸。2．使用原装墨粉，提高打印质量，减少因打印质量不好而重复打印。八、实施计划序号要因对策目标措施完成地点完成时间1文件校正效率低降低文件差错率不反复矫正严把文件校对关办公室2正反面不能同时使用完善纸张管理制度有效地控制纸张的使用加强大家的环保意识办公室3设备不完善保养不及时注重购置及保护具有双面打印，复印功能的机器保护意识加强定期检修妥善保管办公室4设备摆放在不通风的地方设置专用库房，避免潮湿纸张平整干燥耐用专用库房保持通风、干燥办公室九、预期成效自2015年5月份开展此课题以来，我们小组对办公室用纸再次做了统计、调查。调查报告表日 期彩色黑色大尺寸彩色总数5月2日30214201517275月9日20913021115225月16日691223612985月23日40101041054