活动场地－－建议1 金茂凯悦酒店 - 上海公关策划上海会议策划.ppt

游览活动推荐 浦江游览 上海旅游观光车 都市观光巴士，车身设计以红色为主，将上海的特色景观作为车身图案主题配以涂鸦风格，充分展现上海的城市魅力。 沿途停靠15个站点，串联起人民广场、南京路、外滩、城隍庙、淮海路、新天地、金茂大厦、东方明珠等著名景观，构成了旅游、购物及娱乐休闲为一体的经典都市旅游观光线。 晚宴节目推荐 晚宴时候，客人用餐时，伴奏 礼品推荐 礼品名称 货期（天） 产品图片 实木奖牌 20 奖牌 （密度板） 12 礼品名称 货期（天） 产品图片 奖牌 （铝+密度板） 10 奖牌（密度板） 10 邀请前 邀请函确认 邀请信 日程安排 参会回执 会议参考信息 附录：往返航班信息 邀请前 邀请函确认 邀请信 会议背景 邀请人员的级别 会议主旨 希望达到目的 日程安排 会议时间 所在城市 酒店 日程安排 邀请前 邀请函确认 参会回执表 报名公司名称、详细地址 姓名、性别、民族 部门、职务、联系电话 身份证号码 航班到达日期、时间、航班号、是否需要接机 用餐是否需要特殊安排 会议参考信息 酒店地图 天气情况 附录：往返航班信息 根据预算班车次数和数量，推荐比较集中的航班。 邀请前 邀请脚本撰写 撰写统一的脚本，进行模拟邀请，确定最佳的邀请词。 邀请前 培训 数据处理方式及方法培训 邀请流程和电话用语培训 统一邀请口径，做到专业性，通过模拟，及时纠正。 邀请 邀请 目的 会议告知 提供信息，供其参考 为下一步跟进做铺垫 方式 DM FAX EMAIL 日报 邀请 邀请 每天日报 区属 数据量 当日邀请完成量 参加人数 不参加人数 考虑中 未联系上人数 错误号码 回执数量 邀请 第一轮确认 目的 确认客户的参会意向 Inbound 进行数据更新 Outbound 数据更新 数据新增 相关信息的记录及标识 数据报告 参会 回执数量 不参会 考虑中 邀请 第二轮确认 目的 最终确认 参会前提醒 Inbound 进行数据更新 Outbound 确认参会人数 最终数据报告 各种表单的制作 分房表 接机表 签到表 送机表 邀请后 Attendee报告 现场签到后更新的数据量 目标邀请人数 收到回执人数 注册参会人数 反馈表数量 邀请后 反馈表统计分析 反馈表分析 航班信息统计 全体来宾： 建立有效数据库，由专人负责统计所有参会人员的航班信息，根据航班信息及客人情况安排相应的车型。配备数据统计人员一名，数据核对人员一名，以确保所有的信息准确及时。 告知所有参会人员抵达会议城市的时间；同时安排离开的航班。 航班信息 航班信息统计 VIP： 由专人负责统计航班信息，安排单独车辆接机，以区别普通参会人员。 随时信息更新。 航班信息 机场接机 设立此次活动专门接待处； 配备机场总协调人员1名，普通接待人员2名，并安排专业英文工作人员2名负责接待VIP； 机场工作人员职责：按照提前统计的《接机航班表》进行人员及车辆的调度，通知酒店工作人员抵达人员姓名，确保所接客人信息的准确性。如遇预期未到来宾，需及时打电话询问原因，并与酒店签到处负责人进行及时沟通。避免房间预定浪费。 在邮寄邀请函时也同时有此次活动的行李牌，使接机的工作人员更加容易辨认来宾。 项目现场实施控制 用车安排 每车配备督导人员，负责清点人数、核对名单； 机场停车场安排单独车位，并树立明显标志； 设计活动专用车牌及接机牌； 确定机场返回酒店路线； 针对参会的VIP人员安排专车； 每辆车上准备带有集团Logo的矿泉水，保证每人一瓶； 在接机车辆上播放预先录制好的DVD，其内容包括：开场――欢迎辞／需要多久抵达酒店／酒店名称及位置／最近的用餐安排／活动日程／大会信息／当地天气情况／注意事项等等。 保证所有使用车辆的车况及卫生。 项目现场实施控制 酒店入住－－前期准备 前期将按照客户需求预定房间，并请酒店保留适量的机动用房，根据实际用房进行增减。 请酒店告之同期酒店的出租情况，是否有大团在店，是否有同性质的公司在店开会，尤其是到店前一天酒店的出租状况，是否能保证此次会议所预定的房间在入住当日及时得到房间。 会务组提前到店，与酒店前厅部和客房部召开准备会，要求酒店提供锁定的房号，并要求酒店与所有第二日离店团队确认离店时间，掌控第二天房间的退房状况；确定签到台位置、物品、提供分机电话等。 请酒店提前准备房间钥匙，并用信封放置。双人间2个钥匙，2个信封，注明房间号码。 督促前厅部在入住当日及时向会务组提供所需房间数量，并与会务组核对所用房间的数量，确保房间使用的准确性。 酒店在要求的时间前准确提供所有房间号码，并且此号码提供后即不可再做更改，否则会出现混乱。