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·148· 管理论坛 计算机档案管理前期基础工作的重要性 邹丽燕 (嫩江县房产管理局，黑龙江嫩江161499) 摘要：现代化的档案管理的重要环节便是档案管理基础·li．．r-作，在档案管理工作中，若基础工作难以顺利落实，或者工作之中出现 差错，就会导致档案信息繁杂凌乱，档案资源不全，档案管理工作更无法实现高效率、高质量。因此，为了能够保障档案管理工作有序开 展，就需要加强现代档案管理，重视档案基础工作。对关于加强档案管理基础工作的重要性进行探讨。 关键词：计算机档案管理；前期基础工作；重要性 计算机近年来不断进入到各个行业中来，不仅促进单位科技水 3解决问题的途径 平，同时也能够利用其智能、便捷等优势提高各个行业的工作效率 3．1全面清理存档的资料 及精确度，有着重要作用，其中档案管理工作也能够从中受益。但在 由于档案在长期保存过程中极易出现重复、丢失等现象，同时 我国部分档案管理部门的前期基础工作中仍存在繁琐、混乱等问 也会因需要保证档案的全面性而保存一些无价值的资料，对档案的 题。下面我们将对该项工作中存在的主要问题进行一一分析。 有效管理造成一定阻碍。因此，应当将全部收集的以后的资料全部 1前期基础工作中存在的主要问题 找出，并通过对档案的一一比对、分类及查找，找出未保存、重复保 目前，我国的企事业单位经过改制后，各方面情况都很复杂，尤 存以及无保存价值的档案资料并对其存档进行全面清理，提高档案 其是人员调动频繁，产品方向的更迭等。因此，单位的档案状况多 管理工作的效率及档案利用率。 是：内容庞杂、案卷数多、时间跨度长。而且一直处于封闭式管理，仅 3．2组织有关人员进行整理和确认 以保管为目的、以案卷不丢失为原则，再加之每个时期对档案管理 首先，档案管理人员及有关人员需要对现有资料进行全面整理 的要求不同，形成整理的规格不统一等情况。所以造成处在转型时 及确认，通过去掉无价值的档案，避免出现档案重复或档案调取时 期的大中型单位档案前期基础工作普遍较差的局面。其主要问题集 间长等问题，提升档案的利用率；其次，根据档案的类别、性质及用 中反映在以下几个方面： 途的区别于特点，对档案进行分类整理，以便相关人员在进行调取 第一，由于企事业单位在发展过程中对档案的要求与使用范围 档案时节省时间；再次，整理与计算机管理有关的参数。在档案管理 不同，因此部分单位的档案管理人员并没有明确地对档案进行编号 基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程。要 或确定档号，导致档案在使用或保存的过程中存在缺失情况；第二， 将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷以保证全部案卷更 由于部分单位在进行档案管理时仍沿用纸张档案进行保存，而由于 加规范，而重新组卷不仅可以优化存档、科学保管，也可以提高实行 档案保存时间过长，页码等部分的字迹早已模糊，而档案管理人员 计算机管理档案的利用效率；最后，通过设立专门的培训部门，对档 没有及时对其进行计算机录入，最终导致档案核实不明确；第三，由 案管理人员进行定期培训，通过加强相关人员档案管理能力及知 于部分档案人员管理能力低下，缺乏利用计算机进行档案保存的能 识，确保在全面提高人员整体素质的同时提升档案管理效率。 力，导致档案数据不全面，或者在保存时出现存错文档等现象，对档 3．3结合单位实际，规范著录工作 案管理的前期准备工作造成阻碍。 要实现计算机管理档案，著录工作的标准化是其基础和前提条 2档案管理基础工作的重要性 件，也是实现计算机检索的基础工作。由于各个单位的条件存在差 2．1有利于档案管理工作规范化 异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以应该以《档案 随着时代的不断发展，科技的深化利用，在当今人们对信息大 著录规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技 量需求的环境下，档案管理工作逐渐实现规范化、标准化便成为了 术要求制定出适合本单位实际著录工作的著