档案管理软件培训课件.PPT

档案录入 “档案录入”提供文书、声像、基建、会计、设备、人事、实物、审计、科技（2 层及 3 层） 档案的案卷级和文件级数据的录入。文书、基建、科技、照片档案等按传统方法整理的档案都有案卷目录和卷内文件目录。系统通过对这些案卷目录和卷内文件目录的录入来形成数据集，在此基础上，再进行数据的查询检索，打印出各种目录报表。另外，还提供对原文的管理，案卷/文件目录的批量修改，界面设置等功能。 在“档案管理”业务流程图中，点击“档案录入”图标进入“档案录入”窗体。 数据著录 简单查询 简单查询，也就是查询条件和比较关系都比较简单。作为一种查询过滤工具，在系统中许多地方都可用到。 其操作说明如下： 1. 选择目录数据表。在分类查询中选择要查询的档案实体类型，或者在自定义查询和多表查询结果选择已定义的数据表； 2. 选择菜单项“记录”--“简单查询”或工具条中的“查询”按钮，所查询的实体类目如果对应多层数据表，此时系统会打开如下“选择范围”提示框（以传统方法整理为例），那么您就要在这里选择要进行查询的目录表，方法是点击其相应项目的单选框，同时在选择范围提示框中有“关联”这个选项，主要是为了方便多层门类进行关联查询。 3. 以上选择完成之后点击“确定”钮，系统将打开相应的“简单查询”对话框，如下图所示。 高级查询 1．查询字段选择要查询的字段，比较关系选择比较关系的“大于等于”等，比较数值项目中输入或选择要比较的数值，点击“添加条件”按钮，以上条件就会列于条件列表中； 2．如果有多个条件，则在“连接关系”中选择“与”或“或”，并且依照以上方法输入各项条件； 3．对于两项以上的条件，可设置添加优先级关系，方法是用鼠标拖动选中有关两个条件或两个以上条件，使其底色变蓝。点击“添加优先关系”后，所选区域底色变黄，表示这两个条件会先执行； 4．高级查询中空条件为查询所有记录。 5．高级查询的设置查询项功能与简单查询的设置查询项相同。 6．点击“查询”按钮，以上满足条件的记录就会列于编目表中，“高级查询”操作完毕。 承载历史 铸就明天 ——档案管理软件 合肥欣诚档案科技档案有限公司 刘明 目录 一、档案管理系统简介 二、档案管理系统特点 三、档案管理系统使用 档案管理系统简介 档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；检索查询；借阅管理；档案利用；档案编研；辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。 档案管理系统特点 系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用。 为契合政府机关、企事业单位用户特点，系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、编研、转移接收、统计以及数据管理等功能。 统一美观的界面，方便可行的操作向导，使系统简单易用。 遵循国家标准，同时支持传统与简化（新式）两种组卷方式,允许用户自定义档号格式；案卷调整更加方便快捷，在轻点之中就可对案卷进行拆卷、分卷、合卷和卷内顺序调整等操作。 检索方式灵活多样，确保查询速度，查询方式除简单查询外，系统还提供自定义查询和多表查询，通过自定义查询目录保存查询条件，以后只要通过点击就可实现快速检索；多表查询则是同时在多个目录数据表中找出符合条件的记录。同时系统还提供分页浏览的方式实现数据的快速查询。 系统管理对象可扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息，也可按自己需要实施分类方案，对管理对象逐级划分，充分契合用户业务变化的需要。全面符合档案管理国家标准和行业标准，系统在追求通用性的同时，满足不同行业用户的不同需求，实行量身定制，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合，站在专业角度提升用户档案管理的科学性。 用户可根据实际情况和个人喜好随心所欲选择和设计界面、报表格式。 实现多种备份功能，可以将目录数据及电子原文数据压缩后向光盘备份，也可将各种备份资料迅速恢复丢失的数据，确保用户的宝贵数据安全无虞。通过导入导出，使不同机器和用户之间的数据自由输入、输出，互相交换，实现数据资源的共享。 安装指南 一、安装简介 1、 安装盘介绍： 世纪科怡档案管理系统 V3.3（标准版）的安装盘是一张只读光盘. 2、 安装步骤： 硬件环境：内存1