电子文档的管理方法.docVIP

电子文件的管理方法（讨论稿） 1　总则 本文件规定了我库质量文件以电子文档为载体时的起草、管理和更改的方法。 电子文件和纸质文件具有等同的效力。 2　软件使用 我库的电子文件原则上使用Mirosoft 0ffice软件。一般使用Mirosoft 0ffice2000、Mirosoft 0ffice2003和Mirosoft 0fficeXP版本，图片文件使用JPEG类型文件。特殊的文件如图纸、录像、声音等文件可使用其它相应的软件。但必须经过库相关部门的认可。 2.1　 Mirosoft 0ffice软件使用的一般规定 2.2.1　 Mirosoft Word软件的使用 文本文件使用Word软件制作，在Word软件的使用中，本文件作出如下规定： a) 文件名使用1号黑体字，居中排列； b) 文件中正文使用4号宋体字，阿拉伯数字和西文使用Time New Roman 4号字体； c) 文件中标题字体加粗。 d) 文件中表格的制作要根据内容来排列，使用的字体一般使用4号或5号宋体字，特殊情况可根据内容选用其它字号。 e) 表格边框和格线使用0.75磅的黑色实线。 2.2.2　Mirosoft Excel软件的使用 a) 在文件中表格使用较多或需要复杂运算时可以使用Mirosoft Excel电子表格软件。 b) 使用Mirosoft Excel软件可根据内容选用字体和字号。 c) 使用电子表格制作文件不允许隐藏工作表。 3　电子文档的管理 3.1　职责： a) 库党政文件归库办公室管理； b) 库质量体系文件的电子文档归质量部管理； c) 库技术文件归冶金技术科管理； d) 涉密文件由保卫必威体育官网网址科管理； e) 其它文件按库相关规定的职责管理。 3.2　文件的签字和批准 a) 3.2　文件的保护 文件由相应的管理部门设定修订密码进行保护，文件只能由只读方式打开； 密码由11位数以上的数字、英文字母或其它符号组成； 各相关单位必须有专人保管密码，密码不得泄漏。 3.3　文件和识别 在文件的版本和合法性受到质疑时，由相关责任单位用密码验证文件的合法性(如密码不符，则断定该文件为非法版本或非法文件)。 4　文件的更改 文件的更改按库里有关文件规定执行。 5　文件的必威体育官网网址 由于电子文件有易于传输和复制特点，必威体育官网网址工作尤为重要。本条款规定了我库在使用电子文件时的安全措施。 5.1　处理和制作涉密文件时，必须遵守以下规定： a) 严禁在非涉密的电脑上处理涉密文件； b) 涉密文件必须使用11位以上的打开密码； c) 涉密电脑不准上Internet网。 5.2　涉密文件的携带 在用移动贮存设备携带和用网线传输机密级以上文件时，要使用WinRAR软件进行加密。加密的时要按如下规定： 文件要由保卫必威体育官网网址科按以下方式处理： a) 先对文件用WinRAR软件对该文件进行加密压缩； b) 建一个文件夹； c) 把压缩好的文件放入该文件夹； d) 再用WinRAR软件进行加密压缩，并根据该文件夹的大小把压缩文件分为两个以上的压缩文件（使用和上一次不一样的密码）； e) 用两个移动贮存设备把压缩文件分开贮存； f) 由保卫必威体育官网网址科按规定交给文件的携带人。并把密码告知文件使用者； g) 文件带到后放在涉密电脑上，使用者用密码进行解压。 5.3　涉密文件的传输 秘密密级文件按5.2的a~d方法处理后可分次传送到两个以上的电子邮箱中。由使用者下载后解压使用。