公司印章证照管理制度(2014.2).doc

北京博兴宝信息技术有限公司 文件编码 XZ-ZD-006 版 本 A 修改状态 0 名 称 印章、证照管理制度 页 数 1/5 公司印章、证照管理制度 总则 为加强、证照管理，保护公司合法权益 北京博兴宝信息技术有限公司 文件编码 XZ-ZD-006 版 本 A 修改状态 0 名 称 印章、证照管理制度 页 数 2/5 等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。 3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过7天。 4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。 5、公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款 6、电子档证件必须妥善保存，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。 7、公司各员工不得利用公司证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违法活动等。 四、印章的使用管理 1、印章的刻制、启用 （1） 公司各部门需刻制印章时，按要求填写《印章刻制申请表》，报部门经理审核，总经理审批。申请批准后，由行政部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。 （2）公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后，根据工作需要方可申请刻制该部门印章。 （3）各种印鉴均由行政管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。 （4）专人领取印鉴时，需要印鉴备案表上签字。 （5）印章丢失时应立即向公司负责人报告，并依法公告作废，重新刻制。 2、印章的使用、停用 （1）公司的印章未经公司负责人批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。 （2）公司各员工不得利用公司印章签订各种假经济合同，不得利用印章进行违法活动等。 （3）公章、合同专用章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理根据实际工作需要进行授权。 （4）公司员工因私一般不予用印（公章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写《用印登记表》，经行政部负责人、总经理签字后方可用印。重要合同及公司级文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报， 北京博兴宝信息技术有限公司 文件编码 XZ-ZD-006 版 本 A 修改状态 0 名 称 印章、证照管理制度 页 数 3/5 确认后方可使用，事后补办手续。 （5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。 （6）因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用。 （7）公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由行政管理部下发《关于停止xx印章使用的通知》。 （8）行政部将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则销毁。 3、用印的方法 （1）合同、合同性质协议等重要文件要加盖公章。 （2）正确按行文规定和格式要求加盖印章；文件正本、重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章，副本也要盖章。 五、正常情况下印章或证照严禁外携，如有特殊需要，按照以下程序办理： 1、使用人填写《印章、证照使用申请单》，由部门负责人、总经理签字。 2、印章或证照外携，使用时始终保持两人同时在场，并保证印章或证照的安全。 3、外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。 4、公司内部使用的文件，除特殊要求外可省去公章。 5、如需使用证照的复印件，证照保管者对其理由进行审查，无疑问后可按照手续，填写《印章、证照使用请示单》，行政部负责人签字后方可使用。 六、证照管理责任人离调职时，应按离职制度的规定填写移交单，并逐项清点移交。 第五章 介绍信管理 一、公司介绍信由人力行政部负责保管开具。 二、保管人员在开具介绍信时，应对事由把关，难以把握的事由应请示公司领导后再决定是否开具。 三、严控开具盖有公章的空白介绍信。如确需开具，当事人应书面申请并经公司领导批准后才可开具；事后，当事人要书面报告使用情况。 四、介绍信开具后，如因情况变化未使用，应退还保管人员，将其贴在原存根处，并注明原因。 五、介绍信存根应存档备查。 北京博兴宝信息技术有限公司 文件编码 XZ-ZD-006 版 本 A 修改状态 0 名 称 印章、证照管理制度 页 数 4/5 第六章 证照的年检 公司必须按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。 一、证照的年审、变更、延期等相关手续办理： 1、行政类证照由行政部门专人负责办理。 2、财务类证照由财务部门专人负责办理。 3、其他证件由最初办理证