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秘书的信息工作 一、信息工作的概述 二、信息工作的程序 三、信息工作的作用 四、信息的提供与储存 * * 当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。各机构作出的任何决策都离不开信息。 对领导者来说，信息是实施科学决策和有效管理的重要条件和手段；对秘书来说，信息工作则成为了一项十分重要的秘书工作。正如世界著名未来学家温·托夫勒所预言的那样：“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。” 将信息工作融于其他工作中，又以信息工作推动其他工作的展开，是秘书在当前开展工作的一个特点。 一、信息工作的概述 二、信息工作的程序 三、信息工作的作用 四、信息的提供与储存 1、信息的含义 一般来说，信息就是对事物发展变化规律及其对事物运动状态的客观反映和正确表述，是用各种载体对客观事物的描述、传输，也即记载、传递各种各样变动着的事物的知识。 2、信息的特点 信息是物质的普通属性，但它不是物质本身。就一般信息而言，它主要有以下几个方面的特点： (1)客观性 (2)时效性 (3)无限性 (4)共享性 (5)可传递性 (6)可加工性 (7)可扩散性 秘书做信息工作，信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。打个电话，可以收集到一条信息，也可以发布一条信息;从网络上查找到需要的资料，也是收集到一条信息。我们甚至会发现，秘书的一切工作，都是围绕着信息开展的。所以，秘书掌握正确的信息工作处理程序相当重要。 1.信息收集 　　这是对信息收集、汇总和初步整理的阶段。这一阶段的基本要求就是收集面要广,但是以有限的秘书工作范围和工作时间，面对无限的信息世界，“广”就是一个相对概念。这就要求秘书的分辨力要强。只要判断准确，广泛收集的信息中“含金量”就大大提高。为了提高信息的“含金量”，秘书首先就要解决信息收集工作中的“建网”环节，即建立秘书的信息渠道。 a、信息的获取范围 上级信息、内部信息、社会信息、同业信息、历史信息、国际信息 b、信息获取渠道 信息网络渠道、文书渠道、书刊渠道、调查渠道、会议渠道、信访渠道、科研渠道、档案渠道 2.加工分析 　　这是对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，并使其及时参与其他信息综合利用的阶段。对秘书在这一阶段的工作要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快。 归纳法、浓缩法、纵深法、扩充法、对比法、转化法、图表法、剪接法 3.载体转换 　　这是信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程。信息利用的效率水平，在某种意义上，也取决于信息载体的选择。所以，这一阶段对秘书的要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息效率提高;二是注意必威体育官网网址。信息的非消耗性是一面双刃剑，它既可以使秘书获得信息，也会使秘书失去机会。准确地把握信息扩散范围，使信息成为自己组织的成功胜券，必威体育官网网址工作非常重要。 4.信息利用 　　这是信息工作的核心阶段、终极目的。在秘书工作中，信息的利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门。领导和有关部门利用秘书提供的信息，辅助决策，或者参考制定政策，或者了解掌握基层情况。所以，这一阶段对秘书的要求是注意对信息的综合利用。某一条单一信息的利用，远远不如对多种信息的综合处理后的利用。这就是中央提出的“高层次信息”。 5.信息反馈 　　这是对信息的适用程度、信息工作的效益效率以及存在问题的考察阶段。完善的信息工作，没有不关心反馈环节的，它是检验信息工作的重要环节，也是掌握信息利用程度、效率水平的过程，是更新一轮信息工作的基础。要做好信息反馈，关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析。 1、辅助领导者正确决策 信息是决策的基础和依据，领导决策的过程实际上是对信息的一个处理过程。 2、协助领导者科学管理 科学管理的实质：按一定的目标对一个管理系统进行有效地控制 3、开阔领导者与秘书的思路 信息社会——现代领导者的“信息饥饿” 秘书自身也急需通过信息工作来开阔视野和思路提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力等。 4、提高秘书工作效率 秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等，实际上都是在处理信息。