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声像档案管理 焦作市档案局 杨春民 第一节　声像档案概述 一、声像档案的概念 　　声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、外交、文化、教育、科学研究等各种活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。 　　声像档案作为档案的一种载体形式，是纸质档案的重要补充，是机关、企事业单位档案的重要组成部分，也是党和国家的宝贵财富。 二、声像档案的特点 （一）形象生动 　　声像档案以画面的可视形象，生动地将档案内容展现在利用者面前，有的配有声音，具有较强的形象性和直观性，能使利用者有“身临其境”的感觉，其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。 （二）时空感受 　　声像档案运用先进科学技术，可将一瞬即逝的现场记录和再现，并可进行超越时空的传递，具有较强的时间感和空间感。 （三）便于复制和转换 　　声像档案复制简捷，并可运用多媒体技术在不同载体之间互相转换，利用数字多媒体技术进行存储和传播。 （四）携带使用方便 　　声像档案信息存储量大，体积小，携带方便，可多次重复使用。 （五）保管要求高 　　声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，这些材料对温湿度变化、灰尘、有害气体、外界磁场较敏感，保管要求高。 三、声像档案的作用 （一）较强的凭证作用 （二）重要的科研和宣传素材 （三）便捷的信息交流手段 （四）较高的艺术欣赏价值 第二节　声像档案的收集归档 　　 　　当前，我们在行政执法监督和业务指导中发现大部单位都存在着没有声像档案或声像档案收集十分不全的现象，应引起我们各单位的重视。 一、声像档案的收集原则 　　为保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全，在收集工作中应遵循“以我为主、突出主题、质量精良、内容齐全”的原则。 （一）以我为主——即以本单位形成的并能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点。 （二）突出主题——即收集的声像材料要能反映出重要活动、会议等主要内容、场景人物的实况。 （三）质量精良——对收集来的声像档案材料必须精心挑选，把主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的声像材料归档。 （四）内容齐全——归档的声像材料内容要完整。即照片档案要有照片、底片、文字说明（应含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等诸要素）齐全，照片与底片相符；录像档案要录像片、解说词、文字说明（含录像片的片名、制式、语种等）齐全。 二、声像档案的归档制度 　　按照《中华人民共和国档案法》确定的档案管理原则和《机关档案工作业务建设规范》的有关规定，单位、部门或个人在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的声像档案应及时向档案部门移交归档，任何部门或个人不得以任何借口据为已有。 （一）声像档案归档范围 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料； 2、领导和著名人物参加本单位、本地区有关重大公务活动的声像材料； 3、本单位组织或参加重要外事活动的声像材料； 4、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料； 5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料； 6、其他具有保存的价值材料； （二）声像档案的归档时间 　　应根据实际情况，采取随时归档与定期归档相结合的方式。 　　随时归档。对具有归档保存价值的声像材料，其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后，向档案室归档，一般不跨年度。 　　定期归档。依《档案法实施办法》之规定，声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交。特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交。 （三）声像档案归档要求 　　声像档案的搜集、征集和移交应符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）《磁性载体档案管理与保护技术规范》（DA/T15－95）等有关标准要求。 　　对于录音录像带要特别注意保护好，防止被消磁，失去效用。 三、声像档案的收集方法 （一）集中收集 　　即有计划、有针对性地进行阶段性收集，这是声像档案收集的重要途径。 （二）定向收集 　　即向某项活动的主办、承办单位或参与活动的单位和个人进行重点收集。 （三）直接参与收集 即单位档案机构派员直接参与现场拍摄的收集方法。 （四）随时收集 即要求档案人员平常要注意收集有关活动信息，发现线索及时跟踪，及时收集。 　声像档案的收集工作要注意“四结合” 1、档案部门与相关部门结合，调动相关部门的积极性，多层次、多渠道地开展搜集工作。 2、档案馆（室）收集声像档案与清理机关、团体、企事业单位的积存声像材料相结合，明确声像档案收集的重点单位。 3、向机关、企事业单位征集与个人征集相结合，取得单位和个人的有力支持，进一步拓宽搜集渠道。 4、无