举办活动主要流程及注意事项.docVIP

学生会活动举办流程及相关问题 一、举办活动主要流程 1、确定活动主题与活动形式； 2、拟写活动策划书； 3、提交给分管副主席进行审核； 4、提交给团委指导老师进行审核； 5、批准后将活动计划书交给秘书处备案，并进行筹备； 6、执行活动计划； 7、完成活动总结； 8、将所有活动材料交给学生会主席及分管副主席进行审核； 9、提交至团委指导老师和秘书处备案。 附注：各部门干事在举办活动中如有任何疑问应及时请教各部门部长，各部门部长应负责及时解答。如部长也不清楚可向团委指导老师或学生会主席及分管副主席咨询，切勿盲目从事，本着不清楚就提问的原则，不要怕问人，否则一切后果自己负责。 如何确定活动主题？ 答：活动主题与活动形式的选定可以自由发挥，合理合法积极向上即可。也可以依照临近的节日进行开展。且干事们应具有警觉性，比如国庆节、南京大屠杀纪念日、五一劳动节等一些具有重大意义的节日或纪念日，干事们应自发的开展活动进行纪念。 活动的主题是否越大越好？ 答：不是，活动的主题应从小方面着手，从贴近学生生活的方面入手，否则就不 具有重点，不容易开展。比如母亲节的活动主题，这个主题比较大，干事可以从某一个方面入手， 如写一封家书， 母亲节感恩短信就是比较适中的主题，而且比较容易开展。 关于部分活动材料的制作问题。 答：横幅、喷绘海报等宣传材料均必须在学校指定的汇丰印务进行采购，否则不予报销。与汇丰印务的联系工作由宣传部的邹晓静负责，可与邹晓静直接联系，但需经主席批准。 打印、复印纸质材料均必须在北区南门的江淮文印进行，签团委指导老师周莹莹老师的名字。同样打印、复印前需经主席批准。 4．如何确定活动的形式？ 答：活动的形式应贴近生活，容易实现，这是首先要想的地方。其次还要具有一定的创新，避免雷同这样可以提高这个活动的参与度。最后还应考虑经费问题，就是如何用最少的钱实现最好的效果。 提交的报告的形式是什么？ 答：原则上为实现无纸化办公，一般全部提供电子稿，若需要提供纸质稿，到时 候会注明。提交电子稿时一般选择 U 盘或者邮件的传输方式，纸质稿一般选择 A4 纸打印。 活动计划应包括什么基本内容？ 答：活动计划包括活动背景、活动主题、活动形式、活动时间、活动地点、参与者、组织者、活动意义、活动内容、活动的具体流程与详细安排、有的还包 括奖项设置活动经费的预算明细等。 其中活动的意义与活动的具体流程与详细安排是重点部分。一般在3页纸左右，要求语言简练。7.活动时间如何确定？ 答：活动时间的选择一般是星期一至星期五的无课程安排的时候，如果有课程安排，必须以上课为首要任务且尽量避免与其他社团的活动产生冲突，否则参与的人数会受到影响。如果其他社团也在同一时间举行活动，可以与对方进行协商尽量互不干扰。 活动的地点如何确定？ 答：活动的地点是校内。如果在学校内举办活动需要使用学校的教室以及多媒体设备，需要提前提交《场地使用申请书》 。如果在校外举办也需要提前提交《外出活动申请书》并获得批准（一般不去校外）。 场地申请表如何填写？ 答；场地使用申请表填写时申请院系部门因填写为“学生会 XX 部” ； 人数预估一下； 使用时间应具体到分钟，如“2011 年 3 月 12 日 17:00-20:30” 如使用地点应具体到教室号如 “202 教室” 。使用内容只要写一个活动的名称即可，若果要使用多媒体设备，需要注明： “需要使用多媒体设备” ；经办人签自己的名字，其他都不需要填写。提交申请书需要打印出来使用黑色水笔填写，另外还需要同时提交一份活动计划。 活动的经费预算如何填写？ 答：活动的经费预算应该合情合理，且用表格的形式在计划书上列出的具体的开销。填写前，应先去市场了解相关商品的价格信息，且应提交给团委指导老师，经她同意后才能购买相关材料。否则一切开销自己承担。购买时先自己支付后凭发票进行报销（实报实销、专款专用） 。 11.关于发票？ 答：在经批准后，按照计划书上所写内容，去市场购买相关材料时。应叫商家开出正规发票，且在发票上标出所买商品的明细，不能笼统概括为文具或者食品之类的项目。如果发票上的商品的种类过多不能依次在发票上表示，则请要求商家开出产品明细清单，且在明细单上加盖商家的“发票专用章”或者 “财务专用章” （椭圆形） 。否则不能报销的经费自付。12.关于在超市或者其他大型超市购买物品？ 答：在超市购买物品时，所开的物品购买明细清单上一般不能提供财务专用章，所以请在购买物品种类超过 3 样时，分次结账，每次结账时物品种类不超过 3 样，且每次结账时都需在发票上，将每一项商品的明细都列出来，不能进行笼统的概括。否则不能报销的经费自付。 13.报销时的注意事项有什么？ 答：不能开具定额发票，因为假发票较多。购买时应选择大型