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文件使用管理规定 一、目的和意义 本《规定》对文件（资料）的建立（起草编写）、审核、批准、发布、发放、回收、归档以及更改、保管和外来文件（资料）实施管理，确保所有工作使用有效版本的文件，使之有效服务于吉林省喜月母婴护理服务有限公司各部门工作，并作为吉林省喜月母婴护理服务有限公司开展一切活动的准则。 二、适用范围 本《规定》适用于吉林省喜月母婴护理服务有限公司各部门。 三、工作职责 1、主管部门 人事部是文件和资料的主管部门，负责管理公司有关文件的起草编写、审核、发放回收。协助各部门文件管理员管理好其部门的各种文件。 2、其他部门 各部门负责本部门文件的起草编写、审核、申批和正确使用。 四、工作程序 1、起草编写 （1）应字迹清楚，标识易懂，易于收回。 （2）使用公司统一的文件格式。 （3）各部门起草编写的文件，由各部门自行编号。 2、审核批准 文件由各部门承办人起草编写，由文件起草部门部长审核，经院长批准后，由院长签发。 3、文件发放 文件由编写部门部长审核后，经院长批准，确定发放范围，并做好发放记录。在本部门《文件发放签收表》上进行相关登记，并要求文件接收部门接收人签字。 4、文件接收 （1）内部文件的接收。 文件接收部门接收人进行仔细核对后，在发放部门的《文件发放签收表》上签字，并及时移交本部门文件管理员。接收部门文件管理员应及时、认真地在本部门《文件接收登记表》上进行登记。 （2）外部文件的接收。 各部门接收到外部文件时，由各部门文件管理员进行登记。如需发放到本公司各部门，执行“文件发放”的相关规定。 5、文件管理及要求 （1）文件不得随意复印，需要时，由领用人填写《文件专用申请表》，经院长批准后，由人事部按规定办理文件发放手续并做好发放记录。 （2）各部门设立兼职文件管理员，建立《文件发放签收表》和《文件接收登记表》两个登记簿。各部门文件管理员必须认真填写。 （3）各部门文件管理员应按时整理本部门的文件资料，及时处理需要作废和需要存档的文件。要保证文件管理规范、有序、整洁。 6、文件破损 文件破损影响使用时，应办理更换手续，补发文件的编号仍沿用原文件发放编号。原文件需做作废处理的按“文件作废”相关规定执行。 7、文件丢失 文件丢失后，各部门应及时报告人事部，说明丢失的时间和原因。由人事部报告院长，并及时做出相关补发的处理。 8、文件使用 （1）文件的使用人不准对文件乱改、乱划，若岗位变动及时进行移交。 （2）各部门文件管理员应妥善保管好各种文件，文件使用完，应及时归档保存。 9、文件修改 （1）文件需修改，应由提出修改的部门填写《文件更改申请表》，说明修改原因，院长批准后，由原文件撰写人修改并通过相关部门会签。会签后重新发放新文件，并将对应的原文件收回作废（按照“文件作废”相关规定执行），新文件仍沿用原文件的发放编号。 （2）公开张贴的文件，由相关部门按规定进行审核，经院长审批后由部门文件管理者做好发放登记。并按时收回公开张贴的文件。 10、文件作废 由各部门根据本部门的相关情况，可自行决定文件是否需要作废。如需作废或者作废后需做资料保留的按照有关规定执行。 （1）各部门需作废的文件由相关部门填写《文件销毁申请表》，经院长审批后，送交人事部，由人事部统一销毁。 （2）需做资料保留的作废文件，经批准后盖“作废”和“档案”章方可留用。 11、文件和资料的保管 （1）文件由领用人或专人保管，存放在适宜的场所，防止遗失和损坏。 （2）具有法律或积累知识价值的失效文件和资料，需要保留做参考的，应在文件上加盖“作废”和“档案”印章，方可使用。 12、外来文件的管理 （1）各部门收到外来文件时，需及时对外来文件进行编号、登记工作。 （2）登记完毕后，若需发放到本公司相关部门的，经院长审批后，按照“文件发放”的规定进行处理。（注意文件编号的统一） 注：1.各部门文件管理员接收文件进行登记后，要在第一时间交给本部门部长。 2.未尽事宜由各部门结合本部门实际情况，在保证文件有效利用且不改变文件内容的前提下，可酌情处理。 3.文件格式附后 5