文书立的程序及规范.docVIP

文书立卷的程序及规范 在现行组织中，文书立卷的一般程序如下：按照立卷计划进行平时归卷；年终调整定卷；卷内文件的排列与编目；案卷的装订；案卷的排列与编目。以上工作的内容可以用下列同时表示： 核 查收 集文件的排列与编目案卷编排与编目装 订年终定卷平时归卷文书立卷 核 查 收 集 文件的排列与编目 案卷编排与编目 装 订 年终定卷 平时归卷 文书立卷 剔 除 不合格 剔 除 归 卷 归 卷 剔 除核 查 不合格 剔 除 核 查 定 卷 定 卷 按重要程度 按重要程度 按时间文件排列 按时间 文件排列 页(件)号文件编目 页(件)号 文件编目 卷内文件目录 卷内文件目录 清理、补贴 清理、补贴 卷内备考表 卷内备考表 装订成册 装订成册 按保管期限案卷的排列 按保管期限 案卷的排列 按组织机构 按组织机构 案卷封面案卷编目 案卷封面 案卷编目 案卷目录备考表 案卷目录备考表 第一节 文件的平时归卷与年终定卷 一、平时归卷 平时归卷，是指现行组织的文书工作人员（或负责立卷人员）在本组织立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，进行初步鉴定、分类，放入卷夹（盒、柜）进行妥善保管的活动。 平时归卷程序 1、做好归卷的准备工作。在上年度底或下一年度初，文书人员（或负责文件收集积累的人员）按照本机关文书立卷类目条款或文件分类表的终端类名以及这些条款或类名可能形成的文件数量，设置一个或多个卷家或卷盒，在每个卷夹或卷盒上标明条款名称（类名）、类别、薯类、条款顺序号，如果必要，也可以直接或同时标注纯编号系统，如“1—2—4”等，然后，将其排列在文件柜中，平时已办理完毕的文件，随时就可以将其“对号入座”地归入相应的卷夹或卷盒中。 2、收集文件。平时归卷工作实质上就是对文件进行平时收集和积累。 收集文件时应尽量做到齐全完整，对外发文，应在文件发出后将定稿和正文（1～2份）归卷；对手文件可以结合催办工作做好平时归卷。 认真核查。在收集文件时，应认真检查核实所收集的文件是否是本组织文件立卷范围和计划所要求的文件，对不符合要求的应及时剔除，以免增加文件数量，给平时查找和管理带来不必要的阻碍。 归入卷夹。文件收集到文书部门（立卷部门或承办部门等），经过认真核查确认后，最好能够随即归入相应的条款卷夹（盒、柜）中，进行分类保管。 在平时归卷的过程中，有关某一主题（或问题）的文件已收集齐全完整，已不再产生归卷文件，或者针对一些定期性的，有连号的文件材料如简报、情况反映等等，可以先行立卷，这项工作称为“平时立卷”。 平时归卷与平时立卷是两项工作，平时规矩是将同类别的文件归并、汇集在卷夹中，平时立卷是对已符合立卷条件的文件经过系统化整理编目组成案卷的过程；平时归卷是平时立卷的基础，没有平时归卷，平时立卷就无法进行。 适合平时立卷的文件类型有： 大型会议文件 专题系列材料 可定期收集组卷的文件 自身独立成册的文件 二、调整定卷 调整定卷，是指立卷部门（或人员）在档案部门（或人员）的指导和帮助下，将平时已收集归卷的文件，于本年年底或次年年初进行认真全面的核对和检查、调整和加工，最后确定立卷文件的工作活动。 （一）调整定卷工作的种类 对文件的调整通常情况下有两种类型：简单调整和全面调整。 简单调整，是指对各个条款内的文件进行稍微的局部调整后即可确定案卷的组成。这种方法使用于现行大中型机关，因为这部分组织已经实行文书处理部门立卷制度，有良好的平时归卷工作作为基础。 全面调整，是对文件进行彻底的检查，全面考查文件之间的联系，从而确定案卷的组成。这种方法主要适用于文书工作尚未走入正轨或未实行文书处理部门立卷的制度的机关。 调整定卷工作的内容 调整定卷工作的具体内容包括： 检查归卷文件是否齐全完整。根据本机关制定的立卷范围，检查归卷文件是否齐全、完整无缺。 检查规矩按文件的质量。即要检查归卷文件是否正确运用了立卷特征，是否保持了文件之间的历史联系或逻辑联系，保存价值与保管期限是否恰当准确。 检查卷内文件数量，酌情适当分卷或并卷。立卷计划的一个条款或一个终端类名之下不一定恰好是组成一个案卷的文件数量。 4.部门领导复查签字。一般来说，各部门的领导对本部门的工作非常了解，因为他们的职位决定了必须统观全局，协调指挥。因而由他们来审阅调整后的案卷，往往可以发现那些为能收集到的重要文件，缺什么，补什么，能进一步保证应立卷的文件的齐全完整。签字，表示部门领导对案卷质量负责。 第二节