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礼貌原则在商务信函中的体现 　　摘要:礼貌原则是商务信函写作的基本原则,是成功进行商务沟通的的必要条件。本文通过具体的实例,从用词和语气两个方面展示了礼貌原则在商务信函写作中的体现。 　　关键词:商务信函;礼貌原则;用词;you-attitude 　　 　　随着中国经济的迅猛发展和世界经济全球一体化,中国与世界各国间的经贸往来日益频繁。商务英语信函,作为国际贸易业务往来中一种重要的交流与沟通手段,在国际商务活动中起着举足轻重的作用。而礼貌原则,作为商务信函写作的一种基本原则,扮演着重要的角色,它能营造一种平等、友好、寻求合作的气氛,使对方乐意与我们合作,从而有助于在竞争中脱颖而出。一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象,进而带来无数的商机;反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的影响,引起对方误解,导致业务失败。“礼貌是商场上的武器之一,写信而不注意礼貌,犹如打仗时没有子弹。”礼貌原则,是商务信函写作的法宝,是成功交际的必要条件。那么在商务信函中,礼貌原则是如何体现呢?本文通过具体的实例,从用词和you-attitude两个方面展示了礼貌原则在商务信函写作中的体现。 　　一、礼貌用词 　　礼貌用词是指商务信函写作中措辞要力求委婉有礼,这不但可以树立企业的良好形象,为双方合作创造友好的洽谈气氛,还能事事留有余地,为进一步发展贸易关系奠定基础。例如在确认收到对方的来函、来电和有关贸易凭证时,要以礼貌的语言表示诚挚的谢意。如: 　　1)We have received your letter dated 8, for which we thank you. 　　2)We are pleased to receive your quotation sheet for Black Tea. 　　不仅如此,在向对方提出要求或期望时也要使用礼貌得体的用语。如下面两组句中,句1)措辞粗鲁,让人觉得发慌;句2)就温和多了,容易让人接受。 　　1)We must insist on your immediate payment. 　　2)We are counting on receiving your remittance. 　　1)You are requ ested to answer immediately without fail. 　　2)Your prompt answer would be highly appreciated. 　　即使在催收欠款或提出索赔等传递消极信息的信函中,也应注意措辞和策略,尽可能用委婉的用词来指出对方的不尽人意之处。如: 　　Thank you for your order for 50 reams of glass paper, but much to our regret, we can not agree to your payment by D/A. 　　在指出问题时用much to our regret,to be compelled to do 这样的词语,表明问题的提出是不得已的,而同时又暗示责任在对方,显得有礼、有据、有节,不至于伤害对方的感情,更有利于问题的解决。 　　2.采用you-attitude 　　礼貌不仅是指用一些礼貌用语,更体现在一个您为重(“you-attitude”not “we- attitude”)的角度考虑问题,也就是从收信人的角度和立场来考虑问题,使句子语气显得平和、友好,表现出对对方的尊重和礼让。美国一位作家说,要想写好就要满足读者的需要,也就是站在读者的角度考虑问题;要分析读者怎么理解信息,然后试图给读者提供他们所需要的东西;解决读者的问题;节省他们的费用;体谅他们的感受和处镜。有人还这样说:“Remember that the word b-u-s-i-n-e-s-s contains both U and I, but the U comes before the I. This is a good sequence for you to remember.” (要记住b-u-s-i-n-e-s-s这个字里有u和i,但u(与You同音)在i之前。这是你要记住的次序”。) 　　1.使用第二人称 　　You-attitude体现在商务信函经常使用第二人称,显示写信人的真诚、谦虚、合作的态度,避免用第一人称给人的居高临下,人情冷漠之感。试比较下列几组句子,句1)采用了第一人称,句2)采用第二人称。 　　1)We are pleased to announce that… 　　2)You will be pleased to know that… 　　1)We want