外贸操盘手之商务信函要点.PDFVIP

外贸操盘手之商务信函要点 作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语 言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总 结了几方面的内容，希望对您 作商务信函有借鉴作用。 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在 您的信函里体现感性的一面。然 很多人都有一种误解，以为 作商务信函就应该用一种特 殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情 友好的信函 得呆板而死气沉沉。他们宁愿 “Your letter has been received ”，“Your complaint is being looked into ” 不是“I have received your letter ”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解 一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容 到了纸上 而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情， 友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。 想象一下，如果您由于无法准时交货 在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？ 我想您会说 “I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说， 为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种 所谓的 “生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目 的。在写之前先不妨仔细考 一下，您 这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收 信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通 过信函中的语气语调来表现。 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必 须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把 好的信函拿起来读一 遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要 得简明扼要， 短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留 情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴 趣，反而会让他们恼火，产生反感。 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order 等就可以的。 是要体现一种为他人考 ，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着 这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友， 不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议 不合理或者对您的指 不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点， 但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做 “过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反 不好。 礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要 把握好“度”，才能达到预期的效果。 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来 信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理 解。用常见的单词，避免生僻或者拼 复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多 用短句，因为短句更容易理解。少用 “and”， “but”， “however ”， “consequently” 这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前 面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward” “dispatch ”等。因为这样 会误导您的读者无谓地去考 这些词之间是否另有含义。 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。 这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 请在邮件中 上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道 这封邮件是专门给他的， 不是那种群发的通函，从 表示对此的重视。当然，如果您无法 确定收信人的名字，那就在称呼一栏里